Профессиональный праздник – особый день в календаре для каждой специальности. Для одних он значим и весом, для других – просто дата… Тем не менее всем приятно получать поздравления в этот день. Людям, в чьей трудовой книжке значится «секретарь», повезло. Они могут дважды отмечать свой профессиональный праздник: осенью – с российскими коллегами и весной – уже в международном масштабе.
Лариса Галина, секретарь генерального директора АО «ИЭМЗ «Купол»:
– Главное качество секретаря, на мой взгляд, терпение. Процесс нашей работы предусматривает одновременное выполнение нескольких дел. Порой очень непросто быть внимательным, сохраняя спокойствие. Требуется определённая выдержка.
Современная жизнь ставит новые задачи. Важно продолжать развиваться, от этого зависит профессиональный уровень. Представителям нашей профессии необходимы, в первую очередь, коммуникативные навыки. Информационная компетенция – обязательная программа, и без психологии тоже не обойтись.
Основная задача секретаря любого руководителя – обеспечение всех возможностей для максимально эффективного использования каждой его минуты. Это суть нашей деятельности. Руководители высокого уровня бережно относятся ко времени, они трудятся 365 дней в году в режиме 24/7, поэтому и у секретаря ненормированный день.
Я уверена, идеальных людей в принципе не бывает. Наверное, слово «достойный» ближе к реальности. Таким руководителем считаю генерального директора АО «ИЭМЗ «Купол» Фанила Газисовича Зиятдинова. Работаю с ним с 1997 года. Глубоко уважаю его за порядочность, верность данному слову, ответственность. Он действительно любит Родину. К каждому человеку относится с большим уважением, особенно внимателен к рабочим. Фанил Газисович прост в общении, улыбчив и деликатен, обладает отличным чувством юмора. Он тактично поправляет меня, если я допустила ошибку, и помогает исправить. Меня особенно восхищает его вечное движение, он всегда смело ставит амбициозные задачи, достигает их, и тут же у него возникает новая идея.
Приятно, что предприятие ценит мою работу. Однажды в качестве подарка я получила возможность съездить в наш лечебно оздоровительный комплекс «Заря» по путёвке выходного дня, такой «наносанаторий». Зимний морозный солнечный день, в сосновом бору, в тишине, без забот – сказка.
Думаю, многие знают, что АО «ИЭМЗ «Купол» выпускает зенитно-ракетные комплексы, которые оберегают мирное небо не только нашей страны. Поздравляя заводчан с юбилеем, Фанил Газисович сказал, что каждый работник завода, добросовестно выполняя свои обязанности, вносит весомый вклад в успех и развитие родного предприятия. Конечно, эти слова справедливы ко всем помогающим профессиям, к которым относятся и секретари.
Мария Васильева, секретарь «БУЗ УР «РКИБ МЗ УР»:
– Аккуратная причёска, макияж, маникюр, деловой стиль в одежде и обязательно каблук – внешний вид людей моей профессии должен быть безупречен. Именно секретарь встречает гостей и посетителей компании, поэтому мелочей здесь не бывает. Признаюсь, первоначально желание овладеть этой профессией казалось мне просто способом поменять работу. Только получив образование по специальности «Документоведение и архивоведение», узнала, насколько эта профессия многогранна и увлекательна.
Уже первый месяц на новом месте показал, что я не ошиблась в выборе. Здесь я смогла найти применение не только своим знаниям, но и личным качествам. Думаю, любой руководитель всегда нуждается в человеке, который не только возьмёт на себя многочисленные «мелочи», но и создаст особую атмосферу в приёмной, будет надёжной опорой и связующим звеном в работе всего коллектива. От уровня моей работы зависит многое, поэтому одним из главных качеств секретаря считаю ответственность. В этой профессии важно быть незаметной в одних ситуациях и уметь принимать важные ответственные решения в других.
В моём понимании, идеальный руководитель – в первую очередь успешный человек, в это определение я вкладываю и такие понятия, как «счастливый» и «довольный своей жизнью». Это – лидер, который доверяет подчинённым, умеет грамотно ставить задачи, поэтапно контролирует ход их выполнения. Всегда открыт и готов обсуждать рабочие вопросы вместе с сотрудниками. Он адекватен в своих оценках, а его критика – обоснованна и конструктивна. Мы все уважаем своего руководителя и верим ему.
У меня не бывает рутины, каждый день приносит что-то новое. Конечно, приходится решать некоторые вопросы и в позднее время, и в выходной день. Для этого есть рабочие мессенджеры, в которых своё обращение к коллегам у меня начинается со слов: «Извини, что поздно» или «Извини, что беспокою».
Приятно, что коллектив понимает и ценит мои усилия. В свой профессиональный праздник я получаю много поздравлений. Мне желают всегда и легко находить место для каждой папки, документа, для каждого слова, идеи, любой мелочи. А одним из запоминающихся подарков на день рождения от коллег стала статуэтка кошки с зелёными глазами. Она сейчас стоит у меня в комнате и считается хранительницей домашнего очага.
Светлана Чиркова, секретарь главы МО «Игринский район»:
– В 7:30 я уже на рабочем месте. Корреспонденция, приём граждан, постоянно поступающая информация – дел много, только успевай крутиться. Поэтому считаю, что человек, работающий секретарём, должен быть активным, быстро усваивать большой объём информации, уметь выстраивать диалог с людьми.
Когда-то сферой моей деятельности были цифры, я работала в бухгалтерии. Получив предложение стать секретарём, решила попробовать – и не прогадала, это моё! Мне нравится живое общение, я хожу на работу с удовольствием и большим желанием. Конечно, бывают ситуации, когда трудно, но несмотря на трудности я всегда улыбаюсь.
Не открою тайны, что многие, прежде чем обратиться к руководителю с каким-то вопросом, спрашивают у секретаря про его настроение. Как правило, всем отвечаю: хорошее. И это – правда. Александр Владимирович Чирков, глава нашего района, отличается выдержанностью, умением разговаривать с людьми, он всегда спокоен и вежлив. Для него не бывает ни «маленьких» проблем, ни «неприёмных» дней. Он всегда находит время выслушать людей, пытается помочь.
Каждый секретарь, наверное, в какой-то степени ещё и психолог. Мы первыми встречаем посетителей, которые порой бывают настроены негативно. Приходится находить слова, чтобы как-то сгладить ситуацию. Всегда приятно, когда человек уходит на позитиве, ободрённый, с вариантами возможных решений его проблемы.
Екатерина Благодатских, помощник директора МБОУ «КШ»:
– По образованию я финансист, плюс курсы дошкольной педагогики, за плечами опыт в строительном бизнесе, а в итоге моя профессия сегодня – секретарь. Когда-то я уже пробовала себя в этой роли и, честно говоря, думала, что это уже пройденный этап. Однако, когда предложили попробовать снова, я согласилась и ни минуты не пожалела о своём решении.
Коммуникативные навыки, организаторские способности, знание информационных систем, деловой этики, азов психологии – профессия секретаря объединяет многое и постоянно дополняется новыми требованиями, которые диктует время. Пожалуй, одно из главных в этом списке – умение позитивно общаться. Объяснить человеку, что и как нужно сделать для достижения его цели.
От секретаря во многом зависит, как будут выстроены отношения с руководством, с коллективом, иногда приходится гасить чьи-то эмоции или, наоборот, подбадривать. Я рада, что у меня сложилось полное взаимопонимание с моим руководителем – Надеждой Александровной Горяйновой. Мне легко с ней общаться, она может поговорить на разные темы, дать дельный совет, её отличают справедливость и умение понять человека. Надежда Александровна в курсе моих семейных дел, многое знает о детях, поэтому спасибо ей за неподдельный интерес и внимание.
Самый ценный ресурс сегодня – время, которого, конечно, постоянно не хватает. Я бы назвала ещё один ресурс – внимание, простое человеческое внимание, которое сегодня очень востребовано.
Многих наших партнёров и их секретарей узнаю по голосу, мне всегда приятно слышать коллег.
Как и у большинства компаний, у нас существует дресс-код. Иногда, под настроение, мне хочется надеть что-то лёгкое, летящее, цветное. Но это так, минутная слабость. Деловой стиль удобен, настраивает на рабочий лад, а побыть девочкой-девочкой можно в праздничные дни или за пределами работы.
Справка
Самыми первыми, кто начал пользоваться услугами помощников-делопроизводителей, были древнеримские патриции. Они называли этих людей secretarius (от слова secreto – тайна, секрет). Их главная задача была давать хозяину советы, консультировать по разным вопросам, и конечно, не рассказывать посторонним о том, что он знает. Позднее у европейцев, а потом и на Руси, благодаря Петру I появилась эта должность. Требования к первым русским секретарям были особые: мужчина, дворянского происхождения из знатного рода, интеллектуальный, образованный. Екатерина II расширила список требований, ужесточила критерии и считала, что секретарь должен быть ещё изворотливым, пронырливым, в меру дерзким, немного нахальным.
Сегодня секретарь – не просто телефонные звонки, документы на подпись и чай-кофе шефу. Это лицо компании, занимающееся административной деятельностью, организационными вопросами, контролем над выполнением распоряжений руководителя, делопроизводством. Узнаем, какими качествами должен обладать секретарь в наше время и как представители этой профессии оценивают свою работу.
