Организации и предприниматели должны хранить бумажные и электронные документы по кадрам, налогам, бухгалтерии, работе с контрагентами, внутренней деятельности. Если на фирму поступит жалоба, Роскомнадзор, налоговая или трудовая инспекция могут прийти с проверкой. При нарушении сроков и правил хранения документов бухгалтерского учёта, руководителя организации или ИП могут оштрафовать. Рассказываем, как правильно хранить бумажные и электронные документы, и сколько это нужно делать.
Для чего хранить документы
Если бывший сотрудник или налоговая запросит справку или договор, вы должны выдать эти бумаги. Также документы могут потребоваться для суда, если контрагент нарушает договорённость, например, не платит по счёту или не поставляет товар.
Сколько хранить документы
Сроки хранения документов в организации прописаны в приказе Росархива № 236.
Сроки хранения
| Документ | Сколько хранить |
| Индивидуальные планы работников | 1 год |
| Сертификат и декларация о соответствии | 3 года по окончании срока действия |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года |
| Графики отпусков | 3 года |
| Налоговые декларации | 5 лет (декларации ИП до 2002 года 75 лет) |
| Бухгалтерская отчётность | Промежуточная — 5 лет Годовая — постоянно |
| Первичные учётные документы, например, кассовые книги, ордера, акты о приёме, сдаче и списании, квитанции, накладные и авансовые отчёты | 5 лет |
| Книги учёта доходов и расходов на упрощёнке | 5 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Накладные об отгрузке товаров | 5 лет |
| Таможенные декларации | 5 лет |
| Договоры хранения | 5 лет |
| Доверенности на представление интересов организации | 5 лет |
| Документы по воинскому учёту | 5 лет |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет |
| Лицензии | 5 лет после истечения срока действия |
| Договоры аренды движимого имущества, лизинга, проката | 5 лет |
| Приказы по административной и хозяйственной работе | 5 лет |
| Договоры аренды недвижимости, залога | 10 лет |
| Кадровые документы (приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и дела сотрудников) | 50 лет или 75 лет для документов до 2003 года |
| Должностные инструкции | 50 лет |
| Договоры гражданско-правового характера | 50 лет |
| Штатное расписание и изменения к нему | Постоянно |
| Тарифные сетки | Постоянно |
| Устав, положения организации | Постоянно |
| Списки учредителей | Постоянно |
| Протоколы собраний учредителей | Постоянно |
| Договоры и акты о реорганизации, ликвидации | Постоянно |
| Приказы по основной деятельности | Постоянно |
| Подлинники личных документов, например, невостребованные трудовые книжки, дипломы и аттестаты | До востребования |
| Свидетельство о госаккредитации | До закрытия фирмы |
Как хранить бумажные документы
Если срок хранения документов менее 10 лет, передавать их в архив не надо. Оставьте их в соответствующем подразделении, например, налоговые декларации и счета-фактуры в бухгалтерии, а приказы о приёме на работу в отделе кадров.
Остальные бумаги отправляйте в архив своей фирмы не ранее чем через год и не позднее трёх лет после окончания делопроизводства. Составьте график передачи документов в свободной форме с указанием отделов и конкретных дат. Утвердите график приказом руководителя.
Как оформить дела
Перед отправкой в архив документы формируйте в дела. Как это сделать, подробно прописано в приказе Росархива № 77.
Уберите из документов все файлы и скрепки. Пронумеруйте каждый лист в правом верхнем углу. Величина дела не может превышать 250 листов, а ширина корешка не более 4 сантиметров. Используйте твёрдую обложку и прошейте папку тремя или четырьмя проколами. На обложке напишите полное и сокращённое название организации, индекс и номер дела, количество листов и срок хранения.
Как создать архив в организации
Архив можете организовать в своей фирме. Правила архивного хранения пропишите в уставе, это требование статьи 12 № 14-ФЗ. За основу возьмите порядок, установленный приказом Росархива № 77.
Выделите отдельное помещение с естественной или искусственной вентиляцией. Оборудуйте его запирающимися шкафами и сейфами. Поддерживайте стабильную температуру и влажность. В комнате не должно быть труб водоснабжения и канализации, распределительных щитов и рубильников.
Если сделать архив в своём офисе невозможно, передавайте документы на хранение в архивную компанию. Важно, чтобы в её уставе был прописан данный вид деятельности. Об этом сказано в приказе Росархива № 77.
Как хранить электронные документы
Если у вас электронный документооборот, базы данных размещайте только на территории России. Об этом сказано в пункте 25 приказа Минфина № 62н. Например, использовать Google Диск нельзя, а Яндекс Диск можно. За хранение документов на зарубежных серверах оштрафуют на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. рублей по статье 15.11 КоАП.
Что будет за нарушение
Если на фирму поступит жалоба, Роскомнадзор, налоговая или трудовая инспекция могут прийти с проверкой. Если нарушить сроки и правила хранения документов бухгалтерского учёта, руководителя организации или ИП оштрафуют на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Наказание за нарушение правил хранения кадровых документов прописано в статье 5.27 КоАП:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
- для ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей,
- для организаций — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
Как уничтожать документы
Уничтожьте документы, когда закончится срок их хранения в отделе фирмы или архиве. Но сначала проведите экспертизу ценности по этому алгоритму:
- Приказом руководителя утвердите экспертную комиссию.
- Комиссия отбирает документы для уничтожения.
- Документы для служебного пользования и с персональными данными измельчите в шредере.
- Составьте акт о выделении к уничтожению и передайте бумаги в организацию, которая занимается переработкой вторичного сырья.
Если ликвидируете организацию, документы с неистекшим сроком хранения сдайте в муниципальный или государственный архив. Это прописано в статье 23 № 125-ФЗ.
По материалам «Справочной»
