Чек-лист: как сдавать отчёт ЕФС-1 с 2024 года

Состав формы ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Сведения о начисленных страховых взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

В каждом из них ещё по несколько подразделов. Сдавать отчёт ЕФС-1 нужно не весь сразу, а частями. У каждого из разделов и подразделов свои сроки сдачи ЕФС-1. Например, когда вы примете на работу нового сотрудника, не позднее следующего рабочего дня подайте в СФР сведения о трудовой деятельности:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Остальные подразделы и разделы не заполняйте.

Что изменилось в форме с 2024 года

На титульном листе появилось поле «Код категории страхователя-физлица». Индивидуальные предприниматели указывают в нём «ИП01».

В подразделе 1.1 со сведениями о трудовой деятельности в графе 5 «Трудовая функция» появились дополнительные коды для трудовых договоров по основному месту работы и по совместительству.

В графе 6 «Код выполняемой функции» нужно указать:

• «ДИСТ» или «НДОМ», если сотрудник работает на удалёнке или на дому;
• «НЕПД» или «НЕПН», если сотрудник работает неполный день или неделю.

Для исполнителей по договору ГПХ появились коды «ДГПХФЛНС» и «ДАВТФЛНС». Они означают, что в договоре есть условие об уплате заказчиком взносов на страхование от несчастных случаев.

В подразделе 1.2 со сведениями о страховом стаже в поле «Тип сведений» добавили выбор поля «Назначение выплат по ОСС». Форму ЕФС-1 с таким типом сведений надо сдавать в течение года по тем, кто подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Отчёт нужен, чтобы при расчёте пособий СФР мог учесть периоды работы текущего года.

В форме появился код «ОКУ». Его нужно указывать в графе 4 «Код территориальных условий», чтобы отразить работу в особых климатических условиях, кроме районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.

В подразделе 1.3 со сведениями о зарплате бюджетников появилась графа 4 «Работники, не включаемые в расчёт среднесписочной численности». Туда входят женщины в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работники в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением или поступлением в вуз, участники СВО.

В разделе 2 теперь есть поле «Льгота». В нём ставят значок «Х» работодатели, которые платят страховые взносы от несчастных случаев в размере 60% от своего тарифа.

Когда сдавать форму ЕФС-1 в 2024 году

Сроки сдачи и периодичность отдельных подразделов зависят от того, какие сведения вы подаёте.

Новую форму ЕФС-1 нужно сдавать начиная с отчёта за 2023 год.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2024 году

Сведения о трудовой деятельности сдают, только когда произошли какие-либо кадровые изменения. Срок сдачи зависят от событий, из-за которых появляется повод подавать эту часть отчёта:

1. Сотрудника приняли на работу или уволили, приостановили или возобновили трудовой договор по ст. 351.7 ТК РФ — нужно отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, которым оформили кадровое событие.
2. Заключили договор ГПХ или закончился его срок действия — нужно отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или расторжения договора.
3. Изменили название своей организации, перевели сотрудника на другую должность или он подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки — нужно отчитаться не позднее 25-го числа следующего месяца.

Как и куда сдавать отчёт ЕФС-1

ЕФС-1 нужно сдавать в Социальный фонд России по месту регистрации организации или ИП. Список адресов фонда можно посмотреть на сайте СФР, выбрав в верхнем правом углу свой регион.

В электронном виде ЕФС-1 сдавайте, если в отчётном периоде у вас числится больше 10 застрахованных лиц — работников и исполнителей по договору ГПХ, с выплат которым вы платите страховые взносы. Если их 10 человек и менее, выбирайте сами, как отчитываться: на бумаге или электронно.

Бумажный отчёт ЕФС-1 можно принести в СФР лично или через представителя либо отправить по почте ценным письмом с описью вложения.

Для отправки через интернет понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Электронную форму ЕФС-1 сдают в файле формата XML. Сформировать его можно в сервисах и программах для сдачи электронной отчётности, в которых уже есть новая форма.

Если вы нарушили правила и сдали отчёт ЕФС-1 на бумаге при численности более 10 физлиц, вам грозит штраф 1000 рублей.

Как заполнять форму ЕФС-1

Новую форму отчёта ЕФС-1 и порядок заполнения утвердили приказом СФР.

Титульный лист

Обязателен для заполнения, его сдают вместе с любыми разделами и подразделами. На титульном листе заполните:

1. Регистрационный номер страхователя — тот, который присвоили вам в СФР.
2. Для организации — ИНН из 10 знаков и КПП. Так как ИНН десятизначный, в двух последних ячейках будут прочерки: «7701777017 — — ». Для ИП укажите только ИНН из 12 знаков.
3. ОКФС, ОКОГУ и ОКПО — только для государственных и муниципальных организаций.
4. Код по ОКВЭД — ваш основной вид экономической деятельности. Посмотреть его можно в электронной выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
5. Для организации — ОГРН из 13 знаков. В первых двух ячейках поставьте нули: «001234566788142». Для ИП укажите ОГРНИП из 15 знаков. При заполнении эти номера берите из документов, полученных при госрегистрации или из выписки.
6. Для индивидуального предпринимателя в поле «Код категории страхователя-физлица» укажите «ИП01». Для организации оставьте его пустым.
7. Номер контактного телефона заполните без пропуска ячеек и без тире или скобок.

Внизу титульного листа заполните должность руководителя или представителя, поставьте подпись и ФИО того, кто подписывает отчёт. Укажите дату подписания отчёта и поставьте печать, если она есть.

Сведения о трудовой деятельности

Заполните титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1.

Подраздел 1 — это сведения о трудовой деятельности, страховом стаже и зарплате. Укажите в нём информацию о работнике, по которому отчитываетесь: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения, статус зарегистрированного лица (ЗЛ) и гражданство.

Статус ЗЛ указывают по состоянию на дату заполнения отчёта ЕФС-1, даже если в отчётном периоде у физлица изменилось гражданство. Для заполнения статуса ЗЛ есть специальные коды.

Коды статусов зарегистрированного лица

Подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности. В зависимости от кадрового события, из-за которого вы сдаёте ЕФС-1, здесь нужно заполнить дату подачи заявления о выборе формата трудовой книжки или графы с датами приёма, перевода, увольнения, с трудовой функцией и её кодом, причиной увольнения, документом-основанием.

С 2024 года в графе 5 вместе с кодом трудовой функции нужно указать вид договора с работником.

Код трудового договора для графы 5 подраздела 1.1

В подразделе 1.1 нужно заполнять ещё и сведения по договорам ГПХ:

• Графа 2 — дата начала или окончания договора ГПХ.
• Графа 3 — наименование кадрового мероприятия, например, «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
• В графе 6 укажите два значения: пятизначный цифровой код из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) и буквенный код вида договора. Например, для оказания услуг «ДГПХ», а для договора авторского заказа «ДАВТ». Если же в таких договорах есть условие об уплате заказчиком страховых взносов на травматизм, коды будут «ДГПХФЛНС» и «ДАВТФЛНС».
• Графы 8−10 — наименование, дата прекращения и номер договора ГПХ.

По уволенным в графе 7 нужно указать код причины увольнения, а также полностью причину увольнения по ТК РФ. Например, если истёк срок трудового договора, код будет «п2ч1с77тк». Он соответствует формулировке «Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сведения о страховом стаже работников

Заполните титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.2. Подраздел 2 нужно сдать, только если есть показатели для заполнения.

Подраздел 1 — информация о работнике, по которому отчитываются.

Подраздел 1.2 — сведения о сроке страхового стажа. Их сдают не по всем работникам, а только по отдельным категориям. Например, по тем, кто в отчётном периоде:

• выполнял работу, дающую право на досрочное назначение пенсии;
• брал в отпуск без сохранения зарплаты;
• находился в отпуске по уходу за ребёнком в возрасте от полутора до трёх лет;
• работал вахтовым методом;
• находился в простое или был отстранён от работы;
• работал в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• приостанавливал трудовой договор из-за мобилизации или службы по контракту;
• выполнял государственные или общественные обязанности с сохранением места работы.

В поле «Отчётный период» укажите год, за который отчитываетесь.

Отметьте знаком «Х», какой тип сведений вы сдаёте:

• «Исходная» — для обычного отчёта;
• «Корректирующая» или «Отменяющая» — для исправления уже принятой формы;
• «Назначение выплат по ОСС» — если сотрудник подал заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком, а срок сдачи сведений о стаже ещё не наступил.
• «Назначение пенсии» — если сотрудник выходит на пенсию, а срок отчётности ещё не наступил.

В одном отчёте ЕФС-1 нельзя сдать разные типы сведений за один и тот же отчётный период на одного и того же человека.

По людям, на которых вы подавали досрочные формы «Назначение выплат по ОСС» и «Назначение пенсии», по итогам года нужно подать сведения с типом «Исходная».

В графах 2 и 3 укажите начало и окончание периода работы в рамках отчётного периода.

Графу 4 заполните, если условия работы отличаются от нормальных и из-за этого у работника есть право на досрочную пенсию. Код территориальных условий берите из классификатора.

Если заполняли графу 4, в графе 5 укажите районный коэффициент.

При особых условиях труда из классификатора в графе 6 укажите их код, а в графе 7 дополнительные сведения о стаже работника.

Графы 8 и 9 заполните, если у вас работают «вредники» с правом на досрочную пенсию, с выплат которых надо платить страховые взносы по дополнительному тарифу.

Графу 10 «Занятость» заполняют тоже только по отдельным категориям льготников, например, по водолазам, педагогам, медработникам.

Графы 11 и 12 заполняйте, если у вас проведена спецоценка и у работника есть основания для досрочного назначения пенсии. Информацию берите из результатов специальной оценки условий труда.

Подраздел 2 сдавайте, если у вас работают «вредники», с выплат которым нужно платить страховые взносы ещё и по дополнительному тарифу.

Сведения о взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

Здесь обязательны для заполнения титульный лист, подраздел 2.1 и подраздел 2.3. Остальное сдавайте, если есть показатели для заполнения.

В разделе 2 укажите:

1. Номер корректировки — «000», если за этот период сдаёте отчёт в первый раз.
2. Код отчётного периода — «03» за первый квартал, «06» за полугодие, «09» за девять месяцев или «12» за год.
3. Календарный год — тот, за который отчитываетесь. Например, 2023 год.
4. Поле «Прекращение деятельности» оставьте пустым. Его заполняют только при ликвидации организации или снятии с регистрации ИП. В таких случаях там ставят букву «Л».
5. Среднесписочную численность посчитайте по указаниям Росстата.
6. Отдельно укажите численность всех застрахованных от несчастных случаев и профзаболеваний, а также инвалидов и «вредников».
7. Поле «Льгота» отметьте знаком «Х», если вы относитесь к организациям, которым можно платить 60% от тарифа страховых взносов на травматизм.

Подраздел 2.1 — расчёт сумм страховых взносов. Суммы указывают нарастающим итогом с начала года и за последние три месяца отчётного периода. Здесь нужно заполнить:

1. Выплаты, начисленные в пользу работников по ст. 20.1 закона № 125-ФЗ: зарплата, отпускные, премии и др. Вознаграждения по договорам ГПХ включают, если в них предусмотрена уплата взносов от несчастных случаев.
2. Выплаты, не облагаемые взносами по ст. 20.2 закона № 125-ФЗ: больничные, компенсации за разъездной характер работы, матпомощь при рождении ребёнка в пределах 50 тысяч рублей и др.
3. Разницу строк 1 и 2.
4. Выплаты в пользу работающих инвалидов.
5. Ставку страховых взносов, присвоенную вам фондом исходя из класса страхового риска деятельности предприятия — от 0,2 до 8,5%.
6. Информацию о скидках и надбавках к страховому тарифу, если они есть.
7. Суммы рассчитанных страховых взносов.

Подраздел 2.1.1 заполняют только три категории работодателей:

1. Организации, которые выделили свои подразделения в СКЕ — самостоятельные классификационные единицы с отдельными видами деятельности и тарифами страховых взносов.
2. Государственные и муниципальные учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджета.
3. Страхователи, которые начисляют взносы по нескольким основаниям. Например, когда стоят на учёте в фонде как ИП-работодатель и одновременно как физлицо, заключившее трудовой договор с работником.

Подраздел 2.2 сдают только работодатели, которые временно передают своих сотрудников другим организациям или предпринимателям по договору о предоставлении персонала.

Подраздел 2.3 — сведения о проведённых обязательных медосмотрах работников и спецоценке условий труда. Заполняют все работодатели, даже если не проводили медосмотры и спецоценку. При заполнении сведения указывают по срокам на начало года, за который отчитываются. То есть во всех отчётах в пределах календарного года будет одна и та же информация:

1. Общая численность работников, которых обязательно нужно направлять на предварительные и периодические медосмотры.
2. Численность работников, которые их прошли.
3. Общее количество рабочих мест.
4. Количество рабочих мест, по которым уже провели спецоценку.

Если в 2023 году вы отправляли работников на медосмотры или проводили спецоценку, это нужно отразить в отчётах за 2024 год.

Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию

Сдают только работодатели, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Нужно заполнить титульный лист и подраздел 3.

В подразделе 3 укажите:

1. Номер и дату платёжного поручения, по которому перечисляли дополнительные взносы.
2. Дату исполнения платёжного поручения.
3. Период уплаты — год, за который перечисляли дополнительные взносы.
4. Полные ФИО работника, в пользу которого платили взносы, и его СНИЛС.
5. Суммы уплаченных взносов по каждому работнику.
6. Общую сумму по платёжному поручению.

По ежемесячным платёжным поручениям информацию в подразделе 3 отражают последовательно отдельными блоками. Также вы можете сдавать подраздел 3 ежемесячно, отдельно по каждой платёжке.

Сведения о зарплате работников бюджетной сферы

Сдают их только государственные и муниципальные учреждения, виды деятельности которых числятся в Перечне Минтруда. В отчёт входят титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.3.

Подробный порядок заполнения смотрите в инструкции.

Срок сдачи — не позднее 25 числа каждого месяца, следующего за отчётным.

По материалам «Справочной»