Время – деньги

Тайм-менеджмент давно вошёл в обиход бизнеса, а в последнее время охватывает и представителей государственного управления. Почему эта  техника работает и какие планинговые платформы удобно использовать, специально для «Деловой Репутации» рассказал основатель системы управления задачами с функцией мотивации сотрудников на технологии Blockchain EvoDesk.ru Вячеслав Золотухин.

– Тайм-менеджмент крайне важен – без него существование серьёзной организации сегодня ставится под сомнение. Как минимум, нет возможности определить, насколько продуктивны сотрудники и заслуженно ли они получают зарплату. Да, можно допустить, что за восьмичасовой рабочий день какая-то часть времени уходит на отвлечённые занятия, не связанные с работой. Остальное время они должны посвящать корпоративной задаче, иначе невозможно говорить о продуктивности. Компания станет подобием любой российской фирмы, где в офисе сидит куча сотрудников, все чем-то заняты, но выхлопа – ноль.

Своё время планировать очень просто. Главное – делать это ритмично и постоянно. Правило первое: если в течение дня появляется какая-то задача, её нужно закинуть в планировщик/ежедневник, тем самым освободив голову. В противном случае она просто забудется. Пример, который знаком всем, – за день накопилось штук 20 дел, 10 из них мы выполнили, а вторую половину – забыли. Эффективность – 50%. Второе правило: если задача занимает меньше пяти минут, выполняем её сразу. Исключение составляют случаи, когда объективно выполнение прямо сейчас невозможно. В итоге – задача закрыта и не будет тянуться тяжёлым хвостом в течение многих часов, дней, недель.

Бумажный планер заменить элементарно, потому что он давно является неэффективным. Кто до сих пор верит в обратное, смотрите: записав задачу, через некоторое время не понимаешь, о чём она, свой отпечаток порой откладывает даже неразборчивый почерк. Поэтому бумажные носители давно перестали быть конкурентами электронным. От календаря iPhone отказываться тоже не нужно, но требуется настроить его интеграцию с другой платформой, чтобы была синергия полезных свойств.

У платформ по планированию времени функционал достаточно разнообразен, поэтому сложно сказать, какова идеальная. Я считаю, что важная ключевая особенность, которая будет отличать хороший планировщик от плохого, – это возвращение людей в систему. А чтобы это происходило, требуется определённый возвратный якорь. У нас таким фундаментом стали геймификация и вознаграждения.

ТОП-5 электронных планингов от Вячеслава Золотухина

Evodesk

Изначально Evodesk отличался геймификационной моделью, которая мотивирует пользователей возвращаться в систему. Сейчас он перерос в профессиональную социальную сеть, в которой дополнительно встраивается и блокчейн. Поэтому Evodesk –нечто большее, чем просто оптимизатор времени. Каким бы хорошим ни был задачник, обязательно нужна мотивация вернуться. Баллы, которые пользователи зарабатывают в процессе пользования системой, можно потратить в Evoshop, где множество партнёров: от кафе и ресторанов до скидок на покупку квартиры, а также дополнительный функционал платформы. В том числе есть возможность обменять их на криптовалюту, а в дальнейшем – на деньги. Изначально она была промежуточным звеном между баллами и деньгами, но сейчас – это базисная основа нашего блокчейна Evolution, альфа-версию которого мы представим осенью.

GoogleКалендарь

Удобный сервис для планирования встреч, совещаний, переговоров и даже походов к стоматологу. Платформа позволяет установить напоминание, создавать одинаковые события в разные временные промежутки, а также отправлять коллегам приглашение по почте. Разработчики предусмотрели и автоматическое занесение в планер событий из писем с E-mail, а также создание несколько календарей, например, рабочего и личного. Данные хранятся онлайн, поэтому доступны на любом носителе. 

Trello

Эта платформа позволяет управлять проектами в небольших компаниях или отделах. Пользователи отмечают простой интерфейс и быстрый доступ к проектам, над которыми трудится команда. В основу программы легла система «Канбан», известная с прошлого столетия. Её смысл заключается в доске с множеством записок – сегодняшних стикеров. Разработчики Trello сделали её доступной в наших смартфонах, ноутбуках и других гаджетах. Каждый сотрудник, имеющий доступ, может переносить карточки в различные поля, сортировать их, делать пометки на полях, прикреплять файлы, оставить комментарий и даже назначить сроки исполнения.

Microsoft Outlook

Многие используют эту программу как мессенджер, принимающий сообщения, забывая, что это полноценный органайзер с календарём, планировщиком, запиской книжкой. Outlook можно использовать, как отдельное приложение или через почтовый сервер Microsoft Exchange Server. Там есть дополнительные корпоративные функции: общие папки, почта и задачи, планирование конференций, совещаний и даже согласование документов с руководством или между отделами.

Todoist

Веб-сервис для управления задачами поддерживает 13 платформ: iOS, Android, Microsoft Windows, Google Chrome, Gmail и другие. Чтобы данные всегда были со своим владельцем, платформа подразумевает синхронизацию и резервное копирование. Кроме стандартных наборов планингов она имеет несколько уровней для пользователей – от новичка до гуру. Это помогает анализировать производительность сотрудников, а порой мотивировать на выполнение задач на день. Приложение можно попробовать бесплатно, а потом приобрести бизнес или премиум аккаунт. 

Комментарии

Михаил ХОМИЧ, постоянный представитель главы Удмуртии при президенте РФ:

– Технологии тайм-менеджмента применимы не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Чиновники – такие же люди, им тоже важно управлять своим временем.

Всё  как всегда решает дисциплина – можно знать кучу приёмов, но не использовать их каждый день. Такой тайм-менеджмент идёт в пустоту. Я практикую приём – шесть задач на день. Каждую из них я прописываю мелом на доске, после выполнения вычёркиваю. Ещё один приём, мой любимый – таблица ежедневных привычек. Она состоит из 20 задач, которые я должен выполнять ежедневно. Дублируются они везде: на компьютере, в телефоне, планшете. Таблица делится на две части: работа, личные привычки. В конце дня я подвожу итог и проставляю себе «0» или «1» балл за выполнение задачи, а потом анализирую продуктивность дня. Из платформ для ведения своего плана дня я по старинке пользуюсь Экселем – его более чем достаточно.

Дмитрий ТАРАСОВ, управляющий директор производственной площадки «Концерна Калашников»:

– И руководителю, и сотрудникам важно понимать, что в сутках 24 часа. Они должны быть разделены не только на работу, но и на семью и личностный рост. Если сотрудник начнёт отдаваться только работе, то рано или поздно перестанет быть эффективным. По статистике одной планинговой платформы, 75% задач в компаниях не выполняются вовремя. Поэтому, на мой взгляд, одна из главных проблем тайм-менеджмента – не врать самому себе и правильно расставлять приоритеты.

Я практикую квадрат Эйзенхауэра. Он состоит из нескольких категорий, но важно обращать внимание на вторую – «не срочно, но важно». Часто туда относится стратегия, изменения структуры, развитие сотрудников. Хотя бы одно дело из этого квадрата должно выполняться за день, а лучше ставить их в приоритет. Если всегда выполнять только «срочное и важное», то в текучке руководитель потеряет контроль над развитием бизнеса.

Книга Дэвида Аленна «Как привести дела в порядок» – для меня библия тайм-менеджмента. Оттуда я практикую один из простых приёмов – в голове всегда должно быть пусто. Если появилась идея – запишите и освободите память и разум. По этой технологии работает множество приложений, одним из которых я пользуюсь. У моего помощника есть копия, он всегда видит изменения и подхватывает задачи. Это особенно ощущается, когда большой уровень управления, например, у меня мониторится порядка 300 задач одновременно.

Глеб АРХАНГЕЛЬСКИЙ, председатель общественного движения Лига «Время»:

– Тайм-менеджмент позволяет сотрудникам быть конкурентоспособнее и эффективнее. Эта технология помогает использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствиис нашими целями и ценностями. Важно уяснить, что это не только заведенный «органайзер», «ежедневник», «планировщик». Один из ключевых моментов тайм-менеджмента – невосполнимость ресурса времени. Тут говорится не только о рабочих задачах, но и о личных. Насколько каждая минута приносит нам радость? Увы, мы с вами не миллионеры, у каждого человека порядка 200–300 тыс. часов до конца жизни. Органайзеры, стратегические картонки помогают решить поставленный вопрос. Технология управления временем стоит на трёх китах: 1 – целеполагание, 2 – планирование, в условиях изменчивого мира, 3 – самомотивация.

Начать нужно с карты долгосрочных целей, которую я советую делать на бумаге: по вертикали ключевые области (работа, семья, личностный рост), по горизонтали – время. Среднее количество рекомендованных целей – семь. Ещё один, самый эффективный инструмент тайм-менеджмента, – разноцветная ручка. Вроде просто, как молоток, но, к примеру, все протоколы совещаний становятся более эффективными. Выделение цветами по важности помогает правильно структурировать задачи. Сам я использую бумажный и электронный ежедневники. В первом у меня план дня и самомотивация, а в Outlook – среднесрочные и корпоративные задачи: электронные календари, обмен документами с коллегами, все технологические вопросы.

Читайте также: