Пока треть работающего населения продолжает говорить «нет» электронному клону трудовой книжки, новшество уже зашло на свои позиции. С этого года в России введена электронная трудовая. Каковы минусы отказа от «бумаги» и перехода на цифру, есть ли в этом конструктив, поясняют эксперты нашего журнала.

Светлана Белодед, руководитель отдела по работе с персоналом московской инвестиционной компании QBF:
– По действующему законодательству за текущий год работник найма должен определиться, сохраняет ли он трудовую книжку в прежнем бумажном формате или соглашается на её ведение в электронном виде. Определиться окончательно необходимо до 31 декабря 2020 года. У тех, кто приступает к трудовой деятельности с 1 января 2021 года, выбора уже нет, их трудовые будут электронными.

Период перехода всегда трудный и для работника, и для работодателя. А все плюсы и минусы, как часто бывает, имеют оборотную сторону.

Организациям необходимо приобрести и наладить соответствующее программное обеспечение, обучить кадровиков работе с ним, создать базу уже работающих сотрудников, оформить электронную цифровую подпись, сдать новые отчёты, внести изменения в действующие локальные документы о порядке работы с электронными вариантами книжек. Это влечёт и дополнительные затраты, не только финансовые. Трудоёмкость для работодателя на первых этапах значительно возрастает. Не забываем, что для кадровой службы компании введены новые формы отчётов. Хотя, надо сказать, что позже будет обеспечена экономия на покупку бланков, журналы ведения и хранения бумажных трудовых, снизятся риски ответственности за нарушение выдачи трудовых при увольнении, за нарушение правил их хранения.

Работники же, особенно опытные, всю жизнь имеющие бумажные подтверждения своего стажа, должны психологически перестроиться и принять новую реальность.

На первый взгляд, очевидные плюсы перехода есть и для компании, и для персонала. Электронные трудовые не уничтожит огонь, вода, злоумышленники; сведён к минимуму риск подделок; информация доступна одновременно многим инстанциям; для подтверждения факта стажа не будет необходимости собирать бумажные документы. Получить сведения о трудовом стаже можно из нескольких источников, включая портал госуслуг. Всё это так при условии корректной работы программных комплексов. Электронные базы также могут быть уязвимы, подвержены взлому, в них может быть неточно внесена информация и т. д. То есть придётся выстраивать комплекс защиты персональных данных и смириться с тем, что всё равно есть риски утечки или потери информации, риски бесперебойной работы баз данных. Кроме того, пока однозначно не решён вопрос о том, на чьи же плечи ложится ответственность следить за наличием корректной и полной информации о стаже. Думаю, что это будет «головной болью» работающего гражданина.

Работнику удобно то, что будет облегчён путь для устройства на работу дистанционно. Плохо, на мой взгляд, что в электронном формате отсутствует раздел о поощрениях и награждениях. Для кого-то это может быть важным. В целом же тенденция вполне закономерна в условиях всеобщей цифровизации. Просто будет создана ещё одна электронная база. А как она сработает на практике, как всегда, покажет время.

Инна Анисимова, генеральный директор московского агентства PR Partner:
– Для работодателя есть ряд плюсов в переходе на электронные трудовые книжки. Это поможет сократить затраты на кадровое делопроизводство. Также снимается ответственность за хранение и передачу, в целом меньше бумажной волокиты. Вся информация аккумулируется, и к моменту наступления пенсионного возраста работнику не нужно подтверждать стаж работы, все данные уже будут храниться в пенсионном фонде. Всегда будет достоверная информация о трудовой деятельности в той или иной компании, а также причинах увольнения, минимизированы ошибки в заполнении трудовых.

Плюс для работников – упрощённое получение данных для оформления документов (загранпаспорт, визы и пр.). Так как государственные ведомства стали самостоятельно обмениваться документами, которые касаются конкретного гражданина, то возможно, электронные данные о трудовой деятельности также не понадобятся теперь для анкет.

Минусы тоже есть. Для работодателя в некотором плане это дополнительная нагрузка на кадровиков и бухгалтерию. Нужно ежемесячно сдавать дополнительный отчёт в Пенсионной фонд, в случае приёма или увольнения работника – на следующий рабочий день.

Говоря о нашем опыте перехода и отношении к новшеству, отмечу, что в агентстве только четыре человека оставили исключительно электронный формат, остальные предпочли вести и электронный, и бумажный вариант трудовой.

Александра Журавлёва, основатель екатеринбургской компании «Охрана труда Профи»:
– Плюсы перехода – прозрачность сведений, вносимых в электронную трудовую книжку. Нередки случаи, когда недобросовестные работодатели только делали вид, что трудоустраивали сотрудников. Теперь работник самостоятельно и беспрепятственно сможет сам заказать сведения о трудовой деятельности.

Кроме того, возможность дистанционного трудоустройства в наших реалиях – очень нужная вещь. В будущем оформление пенсии будет происходить без лишней бюрократии.

Ключевые преимущества для работодателя – отсутствие необходимости хранить документ, отвечать за сохранность трудовых книжек, работодателю не придётся приобретать их за свой счёт, также в числе плюсов – возможность дистанционно устроить сотрудника.

При всех плюсах пока неясно, как будут решаться следующие важные вопросы: а настолько надёжна система сохранения электронных трудовых книжек. Можно посмотреть на опыт ведения электронных медицинских карт. Уже были случаи потери данных. Также есть примеры, когда в Интернете продаются персональные данные, например, тех, кто голосовал за Конституцию посредством Госуслуг. То есть ответ на вопросы о безопасности напрашивается сам (хотя справедливости ради надо сказать, что и бумажные экземпляры тоже теряют, продаются базы данных и из других источников). 

Единственный выход в данной ситуации – это, на мой взгляд, самому работнику держать руку на пульсе и периодически запрашивать выписку о трудовой деятельности, сохранять документы для более быстрого восстановления данных в случае необходимости.

Татьяна Золотникова, ведущий менеджер по персоналу санкт-петербургского офиса ГК «АРИВИСТ»:
– При переходе на электронные трудовые книжки работодателю необходимо провести предварительную работу. Это внесение соответствующих изменений в локально-нормативные акты, ознакомление под роспись всех работников с данными ЛНА, определение ответственных лиц за сдачу отчётности по электронным трудовым книжкам. Также нужно провести обучение специалистов по персоналу и бухгалтерии в части особенностей ведения электронных трудовых книг; обеспечить техническое и программное оснащение для быстрой и безопасной передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР. Кроме того, нужно уведомить каждого работника под роспись о необходимости выбора способа ведения трудовой книжки.

Для работодателя новый вариант означает снижение издержек по ведению, хранению и учёту таких документов, благодаря этому уменьшается нагрузка на специалистов по кадровому делопроизводству. Также минимизируются ошибки при ведении электронной трудовой книжки, исчезает риск порчи документа, следовательно, отпадает необходимость оформления дубликата трудовой.

Другим неоспоримым преимуществом для работодателя является то, что уменьшается риск предоставления недостоверной информации при трудоустройстве самим соискателем. В электронной трудовой книжке нельзя подделать или изменить записи. Поэтому если работник с предыдущего места работы был уволен по статье, то он уже не сможет сказать, что потерял трудовую книжку, или принести дубликат без указания последнего места работы. Исчезает такое явление, как две трудовые книжки у работника.

Облегчается трудоустройство сотрудников из других регионов, не надо пересылать трудовые книжки и запрашивать согласие работника на это. Для больших предприятий переход на электронные книжки означает и высвобождение площадей, занятых под хранение этих документов.

Считаю, что если учесть эти факторы, можно сделать следующий вывод: для работодателя новый вариант ведения электронной трудовой книжки удобнее и выгоднее прежнего.

Очевидные недостатки, которые отмечают многие эксперты, – это возможный риск взлома, утечка и утеря сведений. Другой негативный момент – отсутствие сведений о трудовой деятельности сотрудника до 2020 года. Для того чтобы подтвердить свою трудовую деятельность, работу во вредных условиях труда, в определённых профессиях, дающих право на различные льготы, сотруднику всё равно придётся хранить свою трудовую книжку и предъявлять её при трудоустройстве, чтобы специалист КДП смог верно рассчитать стаж.

Некоторые вышеназванные плюсы для работодателя проецируются и на работников: это лёгкость и оперативность получения сведения о трудовой деятельности через личный кабинет госуслуг или МФЦ, это значит, что не надо подавать заявление работодателю и ждать три рабочих дня в соответствии с законодательством ТК РФ заверенную копию трудовой книжки.  

Пока что в нашей группе компаний прослеживается следующая тенденция – в большей части выбирают электронные трудовые книжки сотрудники младше 30 лет. Это может быть связано с тем, что у некоторых ещё нет объёмного трудового стажа. Тем специалистам, чей возраст больше 30, иногда требуется чуть больше времени для того, чтобы адаптироваться к новым условиям.

Деловая Репутация – общественно-политический журнал, ведущее деловое издание Удмуртской республики. Выпускается с 2002 года. №1 в рейтинге деловых изданий Ижевска (по данным reklama-online.ru).