Власти в интересах бизнеса увеличили период перехода к машиночитаемым доверенностям (МЧД). Однако уже с 1 января 2023 года МЧД станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов ИП и юридических лиц. Для чего нужно новшество и как оно изменит работу компаний?
Мария Шаталова, ведущий инженер-технолог компании «Тензор»:
— Электронная машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
С 2023 года МЧД будет необходима организациям и ИП, где электронные документы подписывает не только руководитель, но и сотрудники или уполномоченные лица. Ранее документы подписывали электронной подписью, выданной организации. Теперь сотрудник получает собственную подпись физического лица. Чтобы она имела юридическую силу, к подписи нужно прилагать МЧД.
Машиночитаемую доверенность создаёт руководитель организации или ИП в файле формата XML и подписывает своей КЭП. В МЧД указываются полномочия сотрудника. Закон запрещает руководителям организаций передавать свои подписи работникам. Каждый отвечает за свои действия и использует только личную электронную подпись. При направлении документов через ЭДО можно будет подтверждать полномочия представителя в автоматическом режиме.
По желанию уже можно опробовать новую схему работы – отчитываться с сертификатом сотрудника (с данными компании и данными физлица), используя при этом не бумажную доверенность, а МЧД. Это позволит протестировать технологию прежде, чем она станет обязательной.
Как получить КЭП? Руководитель получает сертификат в отделении ФНС или доверенного аккредитованного удостоверяющего центра (их три: Сбербанк, Аналитический центр, ВТБ). КЭП выдаётся в одном экземпляре и только на физическом носителе без возможности копирования на другие носители.
Как получить ЭП сотруднику? Работник получает электронную подпись отдельно, как физическое лицо. Это можно сделать в коммерческом удостоверяющем центре. В сертификате указываются ФИО и ИНН работника, реквизиты организации-работодателя.
Лучше не откладывать переход на машиночитаемые доверенности до 2023 года, поскольку потребуется время на то, чтобы оформить сертификаты ЭП всем сотрудникам, которые подписывают документы. А также для того, чтобы научить сотрудников работать с МЧД.
