Несмотря на активное развитие сервисов удалённой работы и постановки задач, в период самоизоляции стало понятно: полностью заменить живое общение между людьми в работе невозможно. Переполненные рабочие чаты, перераспределение времени под домашний режим, адаптация к «удалёнке» — всё это тормозило некоторые рабочие процессы, заставляя откладывать важные дела на более поздний период. Из режима самоизоляции большинство выходит с большим количество задач, которые хочется скорее решить для того, чтобы войти в привычный рабочий и жизненный ритм. О том, как продуктивно организовать своё время и что может помешать этому, рассказали «Деловой репутации» ижевские бизнес-тренеры.
Игорь Зорин, бизнес-тренер, психолог, руководитель Центра психологии управления «Премьер»:
— Существует несколько правил тайм-менеджмента:
- Разберитесь со своими поглотителями времени и срочно их устраните.
- Найдите свой метод самонастройки на работу.
- Планируя дела, помните о матрице Эйзенхауэра
- Учитывайте биоритмы
- «Сьешьте лягушку»
Итак, давайте по порядку.
Какие поглотители времени существуют? Самые разные. Это и болтовня на частные темы, и отвлечение на просмотр своих социальных сетей, рекламу, отвлечение на любые внешние факторы, длительное ожидание в очереди, затяжные совещания. Есть и более серьезные хронофаги (поглотители времени), связанные с характером человека: нечеткая постановка целей, отсутствие приоритетов в делах, попытки одновременно решать несколько задач, бардак на столе, недостаточная мотивация (самомотивация), неумение отказывать, чрезмерное количество деловых записей, недисциплинированность, долгая раскачка и многое другое.
Для того, чтобы высвободить время, необходимо несколько дней потратить на выявление своих поглотителей времени. Для этого начать вести хронометраж времени, т.е. четко расписать, на что тратится рабочее время. При этом очень честно перед самим собой ответить: на какие дела тратится время. Поболтали с другом – запишите, повисели в Интернете – запишите и т.д. По итогам такой работы можно увидеть статистику: когда, сколько и на что вы потратили время.
Вы удивитесь, когда посчитаете, сколько времени у вас ушло на отвлекающие неэффективные дела, уводящие вас от цели все сделать вовремя.
Без самонастройки на работу тоже не обойтись. Для этого есть самые разные технологии. Например, «Заточка карандашей» (Сначала подготовьте все необходимое для работы. Разложите, чтобы вам было удобно).
Метод «Швейцарского сыра» (Разбейте работу на кусочки и начинайте с того, который более понятен и интересен для вас).
Метод «Промежуточная радость» (достигнув определенного этапа работы, наградите себя чем-нибудь приятным (хороший кофе, небольшая фитнес-пауза, 10 минут на просмотр ленты Инстаграм и т.п)
Матрица, придуманная когда-то Президентом США Эйзенхауэром, проста и гениальна. После того, как вы составите список всех необходимых дел, разделите их на срочные/важные. Потом прорисуйте четыре квадрата. В первом напишите список срочных и важных дел, во втором -важных, но не срочных, в третьем — срочных, но не важных, и наконец в четвертом – не срочных и не важных.
Как вы думаете, с каких дел начинать? Конечно тех, которые расположены в первом квадрате: важных и срочных. Потом важные, но не срочные. Срочные и не важные дела нужно кому-то делегировать. Ну, и не парьтесь с последним квадратом. Эти дела сделаете, если останется время.
И, конечно же, помните о биоритмах. У каждого человека они свои. Кто-то любит работать в первую половину дня, когда у него много энергии. Особенно по утрам. Кто-то – наоборот, испытывает прилив энергии ближе к вечеру. Зная эту свою особенность, назначайте важные и срочные дела именно на то время, когда энергии больше всего.
И, наконец, «сьешьте лягушку» в начале дня. То есть сделайте самую неприятную работу первой, чтобы весь оставшийся день не думать о ней, а радоваться, что самое трудное уже позади.
Светлана Аксянова, создатель женского бизнес–сообщества «Деловая среда»:
— Для того чтобы каждый день был продуктивным, важно планировать всю свою жизнь. Сначала стоит определить глобальные цели на 20 лет вперёд, а потом «пристраивать» к ней шаги достижения — расписать задачи на пятнадцать, десять лет, после чего выписать желаемые результаты, которых вы хотите достичь через три года, один год и через месяц. Так мы получаем стратегию действий. Для представителей слабого пола очень важно, чтобы эти цели были расставлены «по любви» — исходя из собственных желаний, а не из необходимости.
Те дела, которые помогают добиться глобальных целей, являются стратегически важными. Задачам такого типа следует уделять время каждый день, а после уже выполнять рутинную работу. Это и называется расстановкой приоритетов.
Есть лайфхак, для того, чтобы понять, правильно ли вы расставили приоритеты – нужно определиться с задачами хотя бы на 5 лет вперёд и посмотреть, что вы сделали для их достижения сегодня, вчера или неделю назад. Суть в том, что ответ большинства людей будет — «ничего». Учитывая тот фактор, что после режима самоизоляции на многих навалилось большое количество рабочих задач, откладываемых прежде, многие постоянно занимаются лишь рутиной, которая отнимает энергию и не приводит к конечному результату. Получается эффект белки в колесе, которая постоянно бежит и не может остановиться. Поэтому ежедневное планирование стратегически важных задач – неотъемлемая часть продуктивного провождения времени. Выполнение таких дел помогает достигать целей, чувствовать развитие и наполняться энергией.
Есть ещё несколько приёмов, как избежать пустой траты энергии. Первый — если дело занимает меньше двух минут, нужно сделать его сразу. Это поможет освободить пространство в голове, избежать тревоги и опять же рутины. Второй и очень популярный приём – день лучше начинать с незавершённых ранее дел. Такой подход вдохновляет и даёт ощущение большей свободы на оставшиеся сутки.
Также я советую всем отключить уведомления из социальных сетей на телефоне и заходить туда только три раза в день. Это позволит увеличить вовлеченность в процесс выполнения работы, а значит, сделать её более качественно. Также редкое появление в социальных сетях позволяет избежать распространённой проблемы 21 века — перегрузки ненужной информацией.
И последнее, но не менее важное – необходимо планировать отдых. Если не включать в список ежедневных дел перерывы, то они могут и не случиться, и тогда работоспособность начнёт ухудшаться. Больше всего сил даёт отдых, отличный от основной деятельности – «работая сидя, отдыхай стоя». Когда отдых регулярный и позволяет переключиться от работы, жизнь становится более разносторонней.
В своей жизни я использую следующие приёмы организации времени: Говорю «нет» тем предложениям, которые не влияют на мои стратегические задачи. Оставляю время для неожиданных событий. И, самое главное, разрешаю себе лениться осознанно. Уж если отдыхать, то на 100% без самобичевания и оправданий. Полностью отстраняться от работы, занимать мозг и тело задачами, которые вдохновляют и расслабляют. Без угрызений совести. Иначе отдых — не отдых.
