Основатель сети пекарен «Хлебница» и разработчик программного обеспечения для дистанционного обучения 7Skills Андрей Гейко в рамках делового завтрака сообщества «Бизнес-бизнесу» рассказал о постановке задач и управлении хаосом в бизнесе. Подробнее — в нашем материале.
Представьте: утром вы подходите к офису и видите на входе полную урну с мусором. Потом поднимаетесь по лестнице. На ней — следы от обуви сотрудников, поднимавшихся ранее. Вы подходите к своему кабинету, вставляете ключ. Но дверь нормально не открывается — нужно приложить усилия. Вы вошли и заметили фикус, который подвял — его нужно полить. Включаете компьютер. Он начинает загружаться, появляется уведомление о просроченной лицензии, затем баннер о том, что эту лицензию нужно обновить. Открываете почту, где у вас 2,5 тысячи сообщений, 200 из которых — неотвеченные. Вы начинаете «разгребать» почту. В это время открываете телефон, где у вас тоже 200+ сообщений.
В конце концов, вы разгребли часть почты, и теперь нужно поставить задачу Илье. Вы ищете, у кого есть телефон Ильи. Потом ждёте, когда вам его отправят. После того, как контакты Ильи у вас появились, начинаете с ним вести переписку. Он отвечает не сразу. Вы ждете, нервничаете, и, в конце концов, завершаете рабочий день с мыслью «ну ладно, не получилось».
Так было и у меня. При штате в 25 человек, я работал по 15 часов и знал, кто чем занят. Но когда команда развилась до 150 человек, я понял, что не могу так больше, и перестал работать. Поэтому, если вы хотите зарабатывать больше – перестаньте зарабатывать мало. Или научитесь не работать.
Как научиться не работать?
Сейчас на моей почте 6 сообщений, а в день приходит около 20 писем. Для систематизации я использую технологии пустого инбокса. Допустим, пришло сообщение. Вы спрашиваете себя: “это мне или не мне?” Если это вам, есть 2 варианта: оставить, если нужно и удалить, если не нужно. Далее вы спрашиваете себя: “мне это нужно делать или нет?” Если это нужно делать и можно сделать за 2 минуты — сделайте. Если нет, запланируйте. Вы не знаете, как выполнить задачу? Запланируйте ее для других. Если знаете, как это сделать – распланируйте работу, поставьте ее в свои задачи и удалите сообщение. Для любого обращения вы можете выбрать одно из пяти действий: удалить, сохранить, перепоручить, выполнить мгновенно или запланировать. Упорядочивая так свою работу, вы сможете быть максимально эффективным.
Также для эффективности важна цифровая, информационная гигиена в телефоне, компьютере, в офисе, на рабочем столе. Перестаньте терять время на мелочах, которые вас раздражают. Да, вы молодые лидеры компании, полные энергии. Но зачем вам это нужно? Лучше поспите подольше. Надо быть в хорошем смысле ленивыми, чтобы что-то начало двигаться. Колесо придумали очень ленивые люди. Даже в генотипе человека 5 пальцев закодированы, как 4 пробела. Природа нам подсказывает, что всё нужно оптимизировать. И в силах руководителя это сделать. Но зачастую перечень процессов заменяет конечную цель.
Допустим, вы спрашиваете у сотрудника, какой у него план работы на сегодня. Он рассказывает: “я съезжу в магазин, посмотрю, как там продают, посмотрю выкладку, проведу беседу с сотрудниками…” Отлично. Он умеет ездить, смотреть и беседовать. Но перед нами стоит совершенно другая цель, и для того, чтобы её достичь, нужно грамотно поставить задачу. Любая работа руководителя начинается с постановки целей и задач. Это можно сделать различными способами, на разных уровнях.
Первый уровень — приказ: “Иванов, прибей вот тут гвоздь”. Приказы приживаются там, где можно сделать массовую команду. Допустим, в армии, где вся ответственность лежит на постановщике задач.
Второй уровень постановки задач – объяснить сотруднику, для чего ему это нужно. Например: “давай откроем окно, для того, чтобы у нас стало светлее”. Или “давайте помоем пол, нам приятно находиться там, где чисто”. Этот инструмент используется для управления линейными сотрудниками на начальном уровне.
Мы в управлении используем третий уровень — вместе с сотрудниками обсуждаем, как можем достичь поставленных целей, используя вопросы. Допустим, у нас стоит задача посадить вишневый сад. Обычно руководители дают указания: “сейчас покупаешь лопаты, копаешь 10 ямок на определённом расстоянии, покупаешь черенки, закапываешь, поливаешь, потом мне отчитываешься”.
А нужно по-другому. Например:
— Андрей, нам нужно посадить вишневый сад. Как это сделать?
Он говорит: “нам нужны лопаты, место и деревья”.
— Хорошо, где мы возьмем лопаты?
— У нас в гараже есть одна.
— А что будет, если не найдём?
— Возьмём из машины.
— Отлично. Где возьмём саженцы?
— В магазине.
— А что будет, если их там нет? и так далее.
Во время разговора я поддерживаю сотрудника, перенаправляю его, если он уходит в сторону, вместе с ним обсуждаю решения и рождаю в нем уверенность. В итоге работник уходит с планом работ, который он должен переписать и выслать на согласование. Кажется, что это очень просто. Но на самом деле, эту технологию трудно внедрять — разговаривать с человеком придётся очень долго. Но именно это называется делегированием и координированием. И управление людьми — основная работа руководителя, на которую он должен тратить 60% времени.
Как избавиться от хаоса? Никак, но вы можете постараться его исправить. Всё в ваших руках.
