Стратегические сессии – модная забава или полезный инструмент запуска изменений в масштабах региона?

В начале пути

Едва ли кто-то с уверенностью вспомнит, когда прошла первая стратегическая сессия. После того, как последний пятилетний план в СССР закончился, практически не начавшись, управление всеми процессами перешло в режим реагирования на вызовы, возможности, угрозы и риски. Главной задачей стало с разной степенью успешности сохраниться здесь и сейчас. Постепенно мир переходил в стадию относительной стабильности, и стало понятно, что можно и нужно переходить к более долгосрочному планированию. А кроме того, к нам пришёл опыт акул мирового бизнеса и мегакомпаний, который настойчиво продвигал понятия «миссия» и «стратегия». Кроме всего прочего, мы пришли к пониманию того, что успех организации зависит от каждого, кто с ней соприкасается, – как снаружи, так и внутри. И вот тут стратегическая сессия стала удачным и удобным инструментом быстро и активно двинуться в сторону развития. Мероприятие с привлечением максимально возможного числа стейкхолдеров и нацеленное на результат в виде дорожной карты развития приобрело популярность и стало использоваться всеми – крупными и мелкими компаниями, общественниками, чиновниками разных уровней.

Разберёмся в инструментарии

Стратегическая сессия – это про то, куда мы будем двигаться и ради чего. «Идём на юго-запад, чтобы найти арбузы» или «копаем строго по вертикали вниз, чтобы построить колодец, из которого будут пить чистую воду ХХХ человек». Договориться «на берегу» о целях, ценностях, путях и инструментах – значит в будущем избежать синдрома «лебедя, рака и щуки». Стратегическая сессия – это мероприятие, где мы договариваемся и определяемся.

Мозговой штурм – это инструмент. Это техника, применяющаяся в рамках стратегической сессии, совещания, тренинга, чтобы породить идеи, о которых никто не подумал, не придал значения, недооценил. Это способ найти нестандартное решение, потому что логика и тактика мозгового штурма позволяют минимизировать социальное давление и снять эмоциональный дискомфорт у участников.

Воркшоп – про обучение. Он может быть вводной частью стратегической сессии, её составным элементом. То, что позволит выровнять уровень знаний участников и даст им возможность чувствовать себя экспертами в той же стратегической сессии.

Ценность всего этого ровно в том, что мы делаем это своими руками. «Мой труд вливается в труд моей республики» – это был не просто слоган, а идеология вовлечения с ранних лет. Понимание того, что я строю будущее, что оно зависит от меня, что я – не незаметный винтик в большом механизме, а важная составляющая, позволяет гораздо успешнее строить эффективные команды. Это раз.

Два – очень часто мы склонны свои ценности, принципы, представления приписывать другим людям. Утверждение «я – начальник и лучше знаю, как надо» давно перестало работать. Так же как в современной школе учитель утратил монополию на знание, так и в реальном управлении руководитель не является единоличным экспертом по развитию. А значит, есть смысл выслушать всех, кто рядом и так или иначе является заинтересованной стороной в обсуждаемых процессах. Самый простой пример – ремонт улиц. Очерёдность ремонта – кто вперёд? Руководитель соответствующего ведомства считает так, а жители, вполне возможно, по-другому. И вот тут стратегическая сессия по поводу развития дорожной сети микрорайона или города – сложный, но эффективный инструмент.

Поэтому, когда надо определиться, вовлечь, договориться, стратегическая сессия – хороший инструмент. Хотя и не единственный.

Государственная сессия

Бизнес начал проводить стратегические сессии раньше органов власти. Хотя мне кажется, что ещё раньше этот инструмент стали использовать общественники. Ведь им как никому ближе формат «договариваться и вовлекать». Ведь именно у них идея становится движущей силой.

Популярность стратегические сессии в госуправлении приобрели не так давно. Но, очевидно, что связано это с тем, что задачи стали сложнее, сроки – короче, ожидания – выше, а управлением занялись люди либо прошедшие испытание бизнесом, либо понимающие, что предыдущие инструменты неэффективны. Мы всё реже слышим, что люди в территории – это капитал. Согласитесь, что такая формулировка может трактоваться неоднозначно. И всё чаще слышим, что все мы в территории – одна команда, действующая в направлении развития республики. И чем больше людей осознают сопричастность именно развитию, тем быстрее и ощутимее будут перемены.

Сейчас, пожалуй, наиболее распространённый формат в республике – стратегическое планирование. Это когда собираются разные группы заинтересованных людей и «штурмят» по поводу того, а что ещё можно сделать, чтобы… Сегодня есть нацпроекты со своими планами, контрольными точками и командами. Есть привычные планы, мероприятия, их бюджеты и ожидаемые эффекты. Но ещё есть чудесный принцип работы эффективных команд и внедрения изменений – всегда стараться делать больше с меньшими ресурсами. И помним, что ресурсы – это не только деньги, но и время, силы, энергия. И вот тут включение и вовлечение стейкхолдеров в помощь. «А что ещё?» – основной вопрос и батарейка для генерации идей конструктивных изменений и развития.

Сегодня стратсессии проводятся в организациях, министерствах, отраслях, на уровне правительства, в городах и посёлках. Стратегическая сессия – инструмент вовлечения максимального количества людей в решение вопросов развития территории. И они могут быть как локальными – конкретное общественное пространство, так и глобальными – вся республика.

Работа над ошибками

Основная ошибка любой активности, ориентированной на «вперёд», в том, что она может так и остаться активностью ради активности. Как правило, даже при дилетантском уровне организации мероприятия коллективная энергия и коллективный разум разгоняют энергию и способны наполнить действие смыслом. Если удалось обуздать хаос, негатив и запустить генерацию идей, то результат в виде «портфеля идей» или даже «портфеля проектов» будет.

Вопрос всегда – что дальше? Обязательно кто-то должен взять на себя ответственность и работу по анализу результатов и внедрению того, что нагенерировали. Пусть не всё. Пусть лишь детали. Но участники должны видеть и понимать, что их энергия не была пустой тратой, что их идея или её часть реализуются. Тем самым мы колоссально поднимаем мотивационный потенциал компании, организации или жителей города/республики, если речь шла о территории.

Из частых ошибок внутри сессии стоит отметить непрофессионализм модераторов или их непогружённость в материал. Архитектура сессии – важная часть её успеха. Не забываем про умение контролировать и регулировать коммуникативные и эмоциональные потоки. Важно учитывать колебания мотивации, а значит, включённости и результативности. Необходимо понимать фактуру обсуждения и особенности отрасли/территории. И, безусловно, собрать работоспособную команду модераторов и экспертов. А главное – понимать, как и за счёт чего мы придём к результату. И что, собственно, будет результатом. Стратегическая сессия – серьёзное мероприятие, требующее серьёзной подготовки.

Не панацея, но…

Сегодня в республике есть чёткое понимание того, что без таких активных форм планирования повысить эффективность будет сложнее. Помним, что задачи – сложнее, времени – меньше. Люди хотят видеть результат «здесь и сейчас». А вирус и кризис тем более стимулируют к решительным действиям. Можно было бы ждать, когда всё поуляжется и станет привычно стабильным и спокойным. Но именно в таких условиях важно объединять усилия, мысли и энергию. Поэтому уже можно говорить о системе стратегического планирования. Да, ещё очень далёкой от идеала, но уже очень сильно отличающейся от того, что было несколько лет назад.

Оперативность, гибкость и быстрый результат – это то, что сегодня нужно госуправлению. Громоздкой до крайности бюрократической системе невозможно быть эффективной. Конечно, нелегко менять десятилетиями наработанные схемы взаимодействия. Но это требование времени. Система развивается или ломается. И речь не о «бизнесовых» инструментах, а о тех закономерностях и принципах работы, которые позволяют оперативно и конструктивно решать задачи развития территории, а значит, повышения качества жизни людей.

Недавно на одном из семинаров для руководителей медучреждений по теме клиентцентрированного подхода один из участников написал в обратной связи: «Не подходит весь этот ваш маркетинг к госучреждениям». А мы всего лишь говорили о потребностях пациентов, их «болях», страхах и возможностях простроить «путь пациента» максимально комфортно и с минимизацией эмоционального и коммуникативного дискомфорта. Это не маркетинг. Это понимание того, что оценка твоей работы не только и не столько в цифрах отчёта, но и в удовлетворённости участников процесса. Мы говорили и о внутреннем клиенте – враче, медсестре и санитарке. И это та ещё задачка для руководителя так выстроить процессы, чтобы максимизировать удовлетворённость и минимизировать «боли» у всех. И да! Тут надо думать и последовательно долго и непросто работать в этом направлении. Но ведь забота о сотруднике больницы и пациентах – это не бизнесовый подход, это база любой помогающей профессии.

При этом взаимодействие республиканских бизнес-структур и государственных и муниципальных органов возможно и необходимо. Опять же – до идеала ещё далеко. Но всё же сегодня есть понимание, что власть и бизнес – это не разные стороны баррикад. Именно потому что и те, и другие решают одни и те же вопросы – развитие территории.

Сегодня использование всех описанных выше инструментов – это уже не пришедшая мода, это требование времени. Повторюсь, что это вовлечение, включение и генерация изменений. Не стоит к стратегическим сессиям относиться как к панацее, но и недооценивать не стоит. Это может быть и даже должно быть привычным инструментом развития. Освоение финансовых средств (бюджетных или средств компании) не предполагает стратегии, там всё прописано в законах и прочих нормативных актах. А вот развитие без понимания, куда, зачем, как и какими средствами, невозможно. И ещё: развитие невозможно без максимального участия людей. Инициатива «снизу», из коллектива, как правило, не покидает стен курилки, если руководитель консервативен и живёт по принципу «лишь бы не было войны». И ровно наоборот, инициатива руководителя останется сотрясанием воздуха и «гласом вопиющего в пустыне», если сотрудники не понимают, не принимают и не включаются.

Удмуртия – очень активный регион. Начавшись когда-то, тенденция планировать, используя все активные инструменты, закрепляется как обычная практика. И значит, у неё есть всё, чтобы развиваться и чтобы стать территорией первого выбора в первую очередь для собственных жителей.