УПД для бизнеса: как использовать и оформлять

Универсальный передаточный документ (УПД) упрощает процесс оформления и передачи документов. Он может заменить счёт-фактуру и некоторые другие документы. Объясняем, в каких случаях бизнесу необходимо использовать УПД и как перейти на этот формат без нарушения законодательства.

Что такое УПД и как его оформить

Этот документ необходим для учёта финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Он позволяет подтвердить расходы, которые будут использованы для расчёта налога (например, по УСН «Доходы минус расходы»). Кроме того, он служит для обоснования вычетов по НДС. 

В бумажном варианте документ можно оформлять с помощью рекомендованного ФНС шаблона или разработать свой вариант. Главное, чтобы все реквизиты были на месте – об этом подробно прописано соответствующих требованиях.

Шаблон для ЭДО можно скачать из приказа ФНС. Его в обязательном порядке должны оформлять ИП и юридические лица, связанные с покупкой или продажей прослеживаемых товаров. Для остального бизнеса вопрос о применении УПД носит добровольный характер.

Напомним, что прослеживаемыми называют товары, которые попадают на территорию РФ из стран ЕАЭС:

• бытовые и промышленные холодильники, морозильники, камеры;
• спецтехника (строительная, погрузочная);
• приборы для стирки и сушки белья;
• мониторы, проекторы и пр.

УПД заменяет сразу два документа: с одной стороны, счет-фактуру, а с другой – акт выполненных работ, акт о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1) или товарную накладную (ТОРГ-12, М-15). Отметим, что товарно-транспортная накладная (ТТН) в этот список не входит, её придется оформлять отдельно.

Когда можно и нельзя применять УПД

ФНС перечислила все виды сделок, для которых разрешено использование данного документа:

• отгрузка или доставка товаров покупателю;
• передача имущественных прав, в т.ч. на нематериальные активы;
• получение результата оказанных услуг или выполненных работ.

К примеру, УПД могут оформлять предприятия, которые делают мебель, проектируют жилые дома или разрабатывают дизайн для сайтов.

Закон запрещает применение УПД:

• как замену счету-фактуре – то есть, когда сторонам не нужны какие-либо передаточные бумаги;
• при получении предоплаты или аванса;
• при сделках с алкогольной продукции – бизнес в этом случае обязан оформить товарно-транспортную накладную;
• если в договоре с контрагентом указан иной первичный документ – одним из условий применения УПД считается согласие обеих сторон на использование именного этого формата.

Как заполнить форму УПД

Налоговая подготовила подробные инструкции. По правилам документ формируют в день передачи товаров покупателю или приемки выполненных работ. Документ обязательно должен включать следующие реквизиты:

• статус – указывает, какие другие бумаги заменяет собой данный УПД;
• номер – в бухучете нумерацию проводят так, как если бы пришел обычный счет-фактура;
• реквизиты обеих сторон:
• адреса получателя и отправителя груза (если запланирована отгрузка или  доставка соответственно);
• коды и наименования товаров (услуг, работ), стоимость, НДС, итоговую сумму.

Существует два вида статуса.

• Статус 1. Применяется, если УПД заменяет собой 2 документа (например, счет-фактуру и товарную накладную), а продавец освобожден от НДС (например, при использовании ОСН). Каждая сторона в обязательном порядке проводит регистрацию документа: в «Книге продаж или «Книге покупок» соответственно. Посредники регистрируют документ по аналогии с другими счетами-фактурами.
• Статус 2. Проставляется, если УПД оформляют вместо какого-то одного документа – накладной, акта и пр. Статус предназначен для бизнеса на спец режимах, а также при отражении операций без НДС. Для целей бухучета такие документы в специальные книги вносить не нужно.

Подпись на УПД ставит руководитель (либо сам ИП), бухгалтер или сотрудник, на которого заранее оформили соответствующую доверенность. Обязательно нужно указать должность подписавшего. Печать можно не ставить, если все остальные реквизиты указаны в полном объеме.

Если при оформлении допущена ошибка, нужно:

1. Подготовить исправленный вариант УПД и присвоить ему тот же номер.
2. В строке 1a указать дату корректировки.

В случае, если недочеты носят серьезный характер, либо поступили претензии со стороны покупателя следует сформировать УКД – универсальный корректировочный документ. 

Переход на УПД: пошаговая инструкция

Если вы решили оптимизировать документооборот, нужно:

1. Выбрать формат УПД – бумажный или электронный. От этого зависит, какую форму использовать – рекомендованную ФНС или собственной разработки.
2. Отразить переход на УПД в учетной политике предприятия.
3. Согласовать новый формат документооборота с контрагентом, отразить намерения сторон в договоре. 
4. Организовать хранение УПД: по общим правилам такие документы вне зависимости от их формата (бумажный или электронный) хранят 5 лет. Налоговая может затребовать УПД, а при его отсутствии – выписать штраф в размере 200 руб. за каждый отсутствующий документ.

Если у вас несколько контрагентов, то вопрос перехода на УПД нужно согласовать с каждым из них. 

По информации журнала онлайн-бухгалтерии «Небо»