Если вы продаёте товары и услуги физлицам, чаще всего использовать кассу обязательно. При этом не важно, как происходит оплата: наличными, картой или по QR-коду. Рассказываем, как пользоваться онлайн-кассой, чтобы обслуживать клиентов легко, быстро и без проблем с 54-ФЗ.
Когда касса не нужна
Если вы ИП, кассу не обязательно использовать, когда:
- Получаете платежи от предпринимателей и компаний на расчётный счёт. Исключение: чек нужен при оплате корпоративной картой.
- Работаете в труднодоступной местности. Список таких населённых пунктов устанавливают регионы. Вместо чека подтвердите оплату другим документом.
- Применяете патентную систему, а вид деятельности входит в этот список. Например, фотографы или химчистки не обязаны устанавливать кассу.
- Работаете в одной из сфер-исключений по 54-ФЗ. Например, от кассы освобождены продавцы бумажных газет и журналов и предприниматели, которые сдают жильё в аренду.
- Применяете НПД. Самозанятым не нужно покупать ККТ и ставить её на учёт, они формируют чеки в приложении «Мой налог».
Полный перечень тех, кто освобождён от ККТ, в статье 2 54-ФЗ. В других случаях применять кассу обязательно.
Как работает ККТ
При расчётах с покупателем касса формирует документы, которые называют фискальными: чеки, отчёты об открытии и закрытии смены.
Аппарат сохраняет эту информацию на фискальном накопителе — чипе, встроенном в ККТ, а затем передаёт оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между налоговой и предпринимателем.
ОФД подтверждает, что получил чек или отчёт, и в режиме реального времени пересылает его в ФНС.
Какую модель выбрать
Перед тем как купить аппарат, проверьте, есть ли модель в реестре ККТ на сайте налоговой. Если аппарата нет в перечне, использовать устройство нельзя, иначе налоговая выпишет штраф за работу без кассы.
Кассы делятся на 4 категории: фискальные регистраторы, мобильные кассы, смарт-терминалы и облачные кассы. Теперь подробнее о каждой.
Фискальные регистраторы
Что это. У такой кассы нет дисплея и клавиатуры, это принтер для печати чеков. Чтобы фискальный регистратор работал, его надо подключить к компьютеру, планшету или телефону с учётной программой.
Когда подходят. Если уже есть собственная система товароучёта и вы торгуете стационарно. Например, фискальные регистраторы стоят в каждом супермаркете.
Такая модель подходит для небольшого магазина или медицинского центра.
Мобильные онлайн-кассы
Что это. Компактный переносной аппарат, который работает от сети или от аккумулятора. Выглядит как большой смартфон, а ещё такие кассы часто имеют встроенный эквайринг.
Когда подходят. Если торгуете на улице, рынке, фестивале или оказываете выездные услуги: курьерская доставка, кейтеринг, такси.
Мобильная касса Лайтбокс 5А работает без подзарядки до 12 часов, её точно хватит на смену.
Смарт-терминалы
Что это. Небольшой планшет с сенсорным дисплеем, в который встроен фискальный накопитель и принтер для печати чеков. Внести изменения в ассортимент просто, а товары и услуги можно выбирать из каталога.
Кому подходят. Если у вас бизнес со средним потоком клиентов (салон красоты, профильный магазин, кафе), а цены часто меняются.
Смарт-терминал быстрый и удобный.
Облачные кассы
Что это. Аналог обычной кассы, только установлена она не в магазине или салоне, а в дата-центре. Вы устанавливаете приложение на телефон и формируете чеки удалённо: они приходят на емейл покупателям и в налоговую.
Кому подходят. Для расчётов с покупателями вне торгового помещения: курьерам, интернет-магазинам, такси.
Как зарегистрировать кассу
Выберите оператора фискальных данных из реестра на сайте ФНС и заключите договор. Затем зарегистрируйте кассу в налоговой лично или отправьте заявление через интернет.
Шаг 1. Зайдите в личный кабинет компании или ИП на сайте ФНС. Перейдите в раздел «Мои кассы» и заполните заявление. Покажем на примере личного кабинета предпринимателя.
Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ».
В заявлении укажите:
- место установки, например, магазин «У дома» или булочная «Кренделёк»;
- адрес, где будет располагаться ККТ;
- модель и заводской номер кассы;
- модель и номер фискального накопителя;
- сведения о кассе, например, будете ли использовать ККТ на выезде;
- название и ИНН оператора фискальных данных.
Шаг 2. Дождитесь, пока налоговая проверит заявление и присвоит ККТ регистрационный номер.
В статусе заявления будет надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ», а сам номер из 16 цифр будет рядом.
Шаг 3. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу: на это есть один рабочий день с момента его получения. После этого ККТ распечатает отчёт о регистрации.
Если ошибётесь в цифрах, фискальный накопитель станет недействительным, придётся приобретать другой и регистрировать кассу заново.
Отчёт о регистрации похож на обычный чек, но содержит «Фискальный признак»: число из 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД».
Шаг 4. Отправьте отчёт в налоговую любым способом:
- через личный кабинет на сайте;
- через ОФД;
- в бумажном виде.
Шаг 5. Дождитесь от налоговой карточку регистрации онлайн-кассы, до её получения пробивать чеки нельзя.
Как пользоваться ККТ
Перед тем как принимать оплату и пробивать чеки, подготовьте аппарат к работе.
Подготовка
Проверьте, что чековая лента не заканчивается, а касса исправна и подключена к сети. Проверьте и дополнительное оборудование, например, сканер штрихкодов и эквайринг.
Если нужно, пройдите авторизацию по логину и паролю или специальной пластиковой карте.
Открытие смены
Прежде чем совершить первую продажу, распечатайте отчёт об открытии смены, для этого выберите нужный раздел в меню кассы. Некоторые модели формируют отчёт автоматически.
Информация о ККТ, фискальном накопителе, смене и кассире уйдёт ОФД.
Главное при импорте и экспорте услуг — правильно определить место их оказания.
Если с отчётом всё в порядке, касса распечатает его на чековой ленте, и после этого можно начинать торговлю.
Выдача чеков
От того, происходит оплата наличными, переводом или через сайт, зависит, как и кто формирует чеки.
Наличными, картой или по QR-коду. В момент расчёта вы формируете чек, затем отдаёте покупателю или отправляете в электронном виде.
Переводом. Если покупатель оплачивает товар или услугу заочно по вашим реквизитам, выдайте чек не позднее, чем на следующий рабочий день после того, как деньги поступили на расчётный счёт.
Через сайт. Чек автоматически формирует онлайн-касса, вам ничего делать не нужно.
Чеки бывают разные. Если покупатель возвращает товар, нужен чек на возврат. А если вы неверно указали количество товара или пробили не тот артикул, надо выдать чек коррекции.
Закрытие смены и инкассация
Когда рабочий день заканчивается, смену надо закрыть — оператору поступает отчёт о закрытии.
Продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Например, вы открыли смену 13 марта в 12:00. Закрыть её надо не позднее 12:01 14 марта.
Если сутки закончились, а смена не закрыта, онлайн-касса перестанет выдавать чеки, а вам грозит штраф от 1500 до 3000 рублей.
После закрытия смены кассир формирует приходно-кассовый ордер и сдаёт наличные в основную кассу или сейф.
Что делать, если с кассой возникли проблемы
Иногда ККТ может перестать работать из-за неполадок с интернетом, технического сбоя или ошибок в эксплуатации. Аппарат не выбивает чеки и не передаёт данные в ФНС. Вот распространённые ситуации и инструкции, что делать, чтобы всё было по закону.
Отключилось электричество
Остановите торговлю, продавать товары и услуги без выдачи чека нельзя. Бывает, что отключение происходит в момент расчётов, тогда после возобновления электроэнергии сформируйте чек коррекции.
Если касса работает от аккумулятора и сим-карты, расчёты можно продолжать, пока аккумулятор не разрядится.
Неполадки с интернетом
Все операции продолжат записываться на фискальный накопитель. Когда доступ к сети восстановится, ОФД получит всю информацию. Но если проблема не решится в течение 30 суток, ККТ автоматически заблокируется.
Проблемы с фискальным накопителем
Фискальный накопитель рассчитан на определённое количество записей. Когда память переполнена или срок действия истёк, ККТ перестаёт работать. Замените фискальный накопитель и перерегистрируйте кассу в налоговой.
