Работодатель обязан своевременно выплачивать заработную плату и отпускные наемным сотрудникам. Эти и другие доходы нужно отразить в расчёте 6-НДФЛ вместе с подоходным налогом. В 2024 году вновь изменились правила заполнения и сдачи отчёта 6-НДФЛ. Разбираем подробности.
Кто должен сдавать 6-НДФЛ в 2024 году
Индивидуальные предприниматели и организации должны представлять отчет 6-НДФЛ в налоговую при наличии работников, за которых производятся отчисления НДФЛ в бюджет (налогом облагается не только заработная плата, но и авансовые выплаты, отпускные и иные формы материальной помощи). Бизнес без сотрудников НДФЛ не платит, значит и расчет 6-НДФЛ не сдает.
В 2024 году форму сдают по итогам каждого квартала:
- 1 квартал – до 25 апреля 2024 г.
- 2 квартал (6 месяцев) – до 25 июля 2024 г.
- 3 квартал (9 месяцев) – до 25 октября 2024 г.
- годовой отчет – до 25 февраля 2025 г.
Если ФНС не получит вовремя форму 6-НДФЛ, компании или предпринимателю могут заблокировать расчетный счет, а также начислить штраф за каждый месяц просрочки. Причем, не разобравшись, инспекторы могут вынести подобное решение даже в отношении бизнеса без наемных работников.
Чтобы избежать подобного сценария, ИП и организации, не являющиеся налоговыми агентами, могут подать «нулевой» бланк 6-НДФЛ. В некоторых случаях налоговая запрашивает пояснения о причинах непредставления расчета 6-НДФЛ: в этой ситуации направьте письмо-ответ в ИФНС. Форма – свободная.
В случае закрытия бизнеса 6-НДФЛ отправляют до окончания процедуры ликвидации (фактически до появления в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности организации). Перед отправкой отчета следует произвести расчеты с работниками и учредителями.
Как правильно заполнить бланк 6-НДФЛ
Бланк и правила его заполнения приведены в приказе ФНС. Форма отчетности состоит из титульного листа, двух разделов и одного приложения (его заполняют либо в конце года, либо при ликвидации бизнеса).
Заполнение происходит нарастающим итогом: за первый квартал, за 6 месяцев, за 9 месяцев и за весь год. Если выплаты работникам производились только в первом квартале, то форму все равно придется отправлять 4 раза.
Особенности заполнения бланка:
- В электронном документе числа выравнивают по правому краю, при отсутствии суммы в графу вписывают 0. Отрицательные значения недопустимы.
- В бумажный бланк информацию вносят синими, черными или фиолетовыми чернилами, выравнивая сведения по левому краю. Ошибки, исправления недопустимы.
- При наличии филиалов для каждого ОКТМО готовят отдельный расчет.
- Если КБК несколько, то оба раздела заполняют по каждому отдельно (а второй раздел еще и отдельно для каждой ставки).
- На титульном листе нужно указать контактный телефон, количество листов расчета, дату заполнения и ФИО руководителя.
При заполнении Раздела 1 нужно помнить про несколько сроков перечисления НДФЛ, зависящих от того, когда производили выплаты физическому лицу:
- с 1 по 22 число месяца – НДФЛ перечисляют до 28 числа этого же месяца;
- с 23 по конец месяца – перечисление производят до 5 числа следующего месяца;
- с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня в году.
Получается, что ежемесячно происходит 2 перечисления НДФЛ, то есть в отчете за квартал будет 6 сроков (по два на каждый месяц). Для них отведены строки с 021 по 026.
В остальных строках нужно внести следующие сведения:
- 010 – КБК НДФЛ, уточнить можно на сайте ФНС или в приказе Минфина;
- 020 – вся сумма удержанного налога по всем работникам (обязательно проверьте, чтобы сумма строк 021-026 совпадало со значением строки 020);
- 030-036 – налог, который компания вернула работникам. Строка 030 – сумма возвращенного налога с начала года, а строки 031-036 – суммы за каждый из шести сроков.
При заполнении Раздела 2 придерживайтесь следующих рекомендаций:
- строка 100 – укажите ставку НДФЛ;
- 105 – КБК в соответствии с актуальной ставкой (например, если речь о 15% НДФЛ, то КБК равен 182 1 01 02080 01 1000 110);
- 110 – количество человек, которые получили выплаты в течение отчетного периода;
- 111 – количество иностранцев-высококвалифицированных специалистов, получивших выплаты;
- 120 – доход нарастающим итогом с начала года;
- 121 – аналогичные сведения по высококвалифицированным специалистам (вне зависимости от того, какой тип договоров с ними заключили – трудовые или ГПХ);
- 130 – общая сумма вычетов и расходов;
- 131 – налоговая база нарастающим итогом с начала года (должна равняться разности строк 120 и 130);
- 140 – сумма исчисленного налога;
- 141 – то же самое, но по высококвалифицированным специалистам;
- 150 – фиксированные авансы, которые пошли в зачет НДФЛ с доходов иностранных сотрудников с патентами;
- 155 – налог на прибыль с дивидендов в пользу компании (если доходов от долевого участия в других компаниях нет, значение строки равно 0);
- 156 – НДФЛ, уплаченный в бюджет иностранного государства, в отношении которого действуют положения договора об избежание двойного налогообложения (к примеру, такой договор есть между Россией и Казахстаном);
- 160 – 166 – сумма удержанного налога: в 160 – общая, а далее – по каждому отчетному периоду;
- 170 – сумма неудержанного НДФЛ (например, если работник получил премию или иную выплату в натуральном виде);
- 180 – излишне удержанный налог (бывает, если забыли про положенные налоговые вычеты);
- 190 – 196 – возвращенный НДФЛ: в 190 – общая сумма, а далее сведения нарастающим итогом по каждому периоду.
Приложение №1 заполняют только в конце года, когда сдают 6-НДФЛ за 12 месяцев. В отчете указывают те же сведения, что и в основном документе, при этом конкретизируя доходы, НДФЛ и вычеты по каждому сотруднику.
Для удобства заполнения расчета 6-НДФЛ можно воспользоваться специальной программой от ФНС.
Куда сдают расчет 6-НДФЛ
Данную форму отправляют в налоговую:
- юридические лица — по месту учета;
- ИП на ОСНО или УСН — по месту жительства;
- ИП на ПСН — по месту учёта плательщиком патента.
Для удобства можно воспользоваться специальным сервисом от ФНС.
Если в вашей компании трудится не более 10 человек, то сдать 6-НДФЛ можно в любом удобном виде: как на бумаге, так и электронно. Если сотрудников (включая руководство) от 11 человек и более – то только в электронном виде.
Бумажный расчет можно отправить по почте или принести в ИФНС лично. Электронный сдают в личном кабинете налогоплательщика или передают по ТКС через оператора ЭДО.
По материалам «Контур»