Компании, которые используют иностранные системы документооборота, сегодня в сложной ситуации: вендоры приостанавливают работу в России, а переход на другие системы требует ресурсов. Какие есть альтернативы иностранным системам и каких ресурсов потребует переход? Отвечает руководитель проекта по электронному документообороту компании «Тензор» Роман Спиридонов.
— За последние несколько месяцев сотни компаний перенесли процессы на отечественное ПО — зарубежные разработчики либо стали слишком дорогими, либо покинули рынок. Российские решения используются для обмена документами с контрагентами, госорганами и внутри компании. Очень активно растет сервис кадрового и международного документооборота. И это только начало. Ожидается ощутимый прирост в 3-м и 4-м кварталах.
Российские решения по основным параметрам не сильно отличаются от зарубежных. Суть одна: передать и сохранить документ в электронном виде. Но каждый разработчик имеет свои фишки, разница — в деталях.
Чтобы избежать сюрпризов:
- Выберите 3-5 крупнейших решений и закажите демонстрацию. Объясните свою специфику, расскажите, с какими вашими системами нужно будет настроить интеграцию.
- В идеале — дать вендору 1-2 ключевых процесса и попросить реализовать их на демостенде. Так сразу будет видно, удобно работать или нет.
- Обратите внимание на стоимость: из чего состоит переход (лицензии, работы, техподдержка и т.д.). Попросите указать вилку цен на ваш проект и подробно объяснить логику ее формирования.
Задайте вопросы:
Как меняется стоимость от объема (пользователи, количество юрлиц, процессов и т.д.)? Есть ли инструкции? Техподдержка платная? Работает ли в выходные и ночью? Какие похожие проекты уже делали? Можно ли посмотреть отзывы? Как забрать свои данные в случае прекращения работы?
Эти вопросы помогут вам избежать неожиданностей при использовании решения.
Уточните, как решение обеспечивает юридическую значимость и внешних, и внутренних электронных документов. Есть ли у разработчика свой удостоверяющий центр или придется доплачивать за интеграции. Насколько удобно реализовано подписание.
Попросите показать мобильное приложение. Что в нем можно делать, а что нельзя. Для каких смартфонов и планшетов подходит. Нужно ли его оплачивать отдельно?
Если вы работаете на Mac или Linux — уточните, поддерживает ли сервис работу в этих системах.
Альтернативы зарубежным системам
Основное отличие российских систем — это работа с электронными подписями разных видов сразу «из коробки». И, обычно, более оперативная техподдержка. Разумеется, стоимость тоже нельзя сбрасывать со счетов — российские системы часто дешевле.
В числе сервисов можно назвать нашу разработку СБИС, также есть Калуга Астрал, Taxcom, Контур. Есть решения для малого и микробизнеса, и для международных холдингов. Можно начать переход с одного сервиса (например, работа с задачами или ЭДО с контрагентами) и постепенно перевести остальные процессы.
Каких ресурсов потребует переход?
Учитывайте, что к новому внешнему виду сервиса придется привыкать, не для всех сотрудников это просто. Проведите подготовительную работу — расскажите людям о планах, дайте ключевым сотрудникам поработать в тестовом режиме.
— Деньги. Затраты состоят из покупки лицензий и работ.
— Время. Если у вас много процессов и сложные условия переходов (например, надо, чтобы договоры от 3 млн рублей ходили по другому маршруту, или в процессе участвует сразу несколько отделов), то заложите время на их проработку и адаптацию. Кстати, часто во время перехода мы предлагаем оптимизировать процесс и убрать лишние этапы и узкие места.
— Усилия людей. Ваши сотрудники будут рассказывать о своей работе и учиться.
— Настойчивость. Будьте готовы к саботажу со стороны некоторых сотрудников и неожиданным подводным камням. Без вашей управленческой воли проект рискует не сбыться.
