Чек-лист: по каким параметрам нужно выбирать ОФД

Требования закона к ОФД

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ, чтобы получить статус ОФД, организация должна официально подтвердить свое соответствие предъявляемым требованиям. На практике это значит успешно пройти проверку специальной экспертной организации, которая проконтролирует следующие факторы:

• ОФД имеет достаточную техническую базу для бесперебойной обработки, надежного хранения и обеспечения безопасности большого объема фискальных данных в электронном виде.
• Техническое решение оператора, которое будет передавать сведения о расчетах с касс в ФНС, совместимо с любыми моделями кассовой техники и фискальных накопителей.
• ОФД сможет осуществлять необходимый документооборот с ФНС. А именно в течение 24 часов с момента получения фискальных данных отправлять их в ведомство, при необходимости обеспечивать налоговому органу доступ к фискальным данным в режиме реального времени и представлять фискальные данные по запросу.
• ОФД обладает лицензией Роскомнадзора на предоставление телематических услуг связи и лицензией ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

ОФД можно проверить в специальном реестре на сайте ФНС.

Дополнительные возможности ОФД

Предпринимателю ОФД позволяет держать бизнес под контролем: проверять выручку, отслеживать открытие и закрытие смен на каждой кассе, распределять доступ к данным и пользоваться многими другими возможностями.

Компетенции

Оператор фискальных данных должен передавать информацию о продажах, зафиксированных на кассах его клиентов, в Федеральную налоговую службу. Кроме того, он обязан обеспечивать надёжное хранение этих данных, их конфиденциальность и резервное копирование.

При выборе оператора фискальных данных обратите внимание на его опыт разработки высоконагруженных систем. Такие системы должны бесперебойно обрабатывать большие объёмы электронных данных. Также важно, чтобы оператор имел опыт создания сервисов, которые ежедневно проводят тысячи транзакций клиентов.

Наличие таких компетенций станет дополнительной гарантией, что оператор готов выполнять свои функции, а его техническая инфраструктура справится с колоссальными нагрузками по обработке фискальных данных.

Личный кабинет

Оператор фискальных данных собирает информацию обо всех транзакциях своих клиентов. Это позволяет ему предоставлять владельцу контрольно-кассовой техники ряд дополнительных возможностей: анализ показателей продаж, контроль выручки в реальном времени, выгрузку отчётов в формате XLS и многое другое.

Прежде чем заключить договор с оператором фискальных данных, важно понять, что именно входит в стоимость обслуживания. Обратите внимание на наличие личного кабинета на сайте оператора и возможности, которые он предоставляет. Чтобы вам было проще сориентироваться, рассмотрим основные функции личного кабинета.

Контроль выручки

Каждому предпринимателю, директору магазина или финансовому директору предприятия нужна оперативная информация о размере выручки.

ОФД получает каждый пробитый чек, а значит, всегда обладает актуальной информацией о выручке. Спросите, сможете ли вы видеть такие данные в личном кабинете в онлайн-режиме. Будет ли у вас возможность в любой момент посмотреть, сколько денег было получено за текущий месяц и за каждый день по отдельности — сегодня, вчера и т.д., а также за любой интересующий период. Можно ли будет детализировать эти данные: посмотреть выручку по каждой торговой точке в отдельности, а также количество пробитых чеков и средний чек.

Переданные чеки

Если в личном кабинете будет доступен онлайн-просмотр каждого пробитого чека, вы сможете контролировать работу кассира. Вы всегда сможете увидеть, что именно было просканировано, и в случае необходимости принять меры.

Анализируя чеки, вы сможете определить, по каким позициям происходит больше всего возвратов. Это поможет вам лучше понять, какие товары хорошо сочетаются друг с другом и какие маркетинговые акции будут наиболее эффективными. Таким образом, вы сможете более точно планировать свои закупки и маркетинговые стратегии.

Электронный чек поможет и при оформлении возврата, когда бумажный аналог потерялся. Кассиру достаточно будет зайти в личный кабинет, указать день, когда была совершена покупка, и удостовериться, что такой фискальный документ действительно был отбит.

Контроль за продавцами

В сфере торговли многое зависит от работы продавцов. Поэтому владельцу бизнеса важно контролировать эффективность и дисциплину своих сотрудников. 

Хорошо, если ОФД сможет помочь и в этом вопросе. Узнайте, можно ли будет в личном кабинете получить подробную информацию о работе конкретного кассира за нужный период времени. Например, можно ли будет увидеть, сколько чеков было пробито, какие скидки были предоставлены, когда началась и закончилась смена.

Нередко предприниматели воспринимают оформление возвратов кассирами как повод для проведения каких-либо махинаций. Уточните, будет ли возможность прямо в личном кабинете отслеживать, кто оформлял возврат, когда, на какую сумму и каких товаров. Это поможет принять решение о порядочности работы персонала.

Анализ поведения покупателей

Изучая информацию о пробитых чеках, можно многое узнать о поведении и предпочтениях покупателей. Удобно, что в личном кабинете на сайте ОФД можно выбрать нужный период и получить данные о количестве чеков, средней сумме покупки. Это поможет понять, в какие дни недели покупательская активность возрастает. Также можно проанализировать, как меняются продажи в преддверии праздников. Например, сравнить показатели за декабрь нескольких лет.

Руководитель сможет посмотреть, в какое время пробиваются первые чеки, и скорректировать график работы магазина или салона. Может быть, стоить открывать его не в 9, а в 10 часов утра или запланировать акцию: предоставлять скидки в утренние часы, провести другие мероприятия для привлечения покупателей. Если же большое количество покупок происходит в вечернее время, стоит задуматься о том, чтобы установить еще одну кассу.

Если можно будет делать выборку чеков с учетом сумм, то владелец бизнеса легко проанализирует, какие товары и услуги чаще всего входят в крупные чеки, к примеру на сумму от 10 000 руб.

Отчеты

У малого бизнеса часто нет специальных программ для автоматизации учёта продаж, а те, что есть, не всегда удобны в использовании. Поэтому бухгалтеру или руководителю часто приходится вручную вводить большое количество данных в таблицы Excel для последующего анализа продаж.

Интересно, есть ли у оператора фискальных данных возможность автоматической выгрузки нужных сведений в формате xls с фильтрами по торговым точкам, периодам и продавцам? Такая функциональность значительно облегчила бы процесс анализа продаж, расчёта прибыли и прогнозирования.

Также спросите, сможете ли вы сравнивать работу разных магазинов за несколько периодов: смотреть выручку, количество наличных и безналичных сумм, средний чек, сколько было возвратов.

Получится ли сравнивать показатели торговой точки за один и тот же месяц, но в разных годах? Либо выгружать отчет по кассирам за нужный период и проверять количество смен, выручку, количество сделанных возвратов и предоставленных скидок? Такие данные помогут разобраться в ситуации, если в какой-то месяц магазин плохо отработал. Руководитель сможет сделать вывод — виновата сезонность или конкретный сотрудник.

Важные уведомления

Узнайте, сможете ли вы видеть в личном кабинете уведомления о состоянии каждой кассы. Например, вы будете получать информацию о том, что касса перестала передавать чеки. Это поможет вам всегда быть в курсе актуальной информации о состоянии вашего кассового оборудования.

Также хорошо, если вы сможете настроить получение уведомлений на электронную почту или телефон. Это позволит вам получать нужные данные без необходимости заходить в личный кабинет, что сэкономит ваше время.

Разделение прав доступа в личном кабинете

Собственнику бизнеса важно сохранять конфиденциальность данных о выручке своей компании. Узнайте, можно ли предоставить сотрудникам определенные права для работы в личном кабинете ОФД. В этом случае кассиры будут видеть только чеки со своей кассы, управляющие — контролировать работу конкретных магазинов, а информация обо всех точках продаж будет доступна только директору.

Техническая поддержка

Согласно 54-ФЗ отсутствие передачи фискальных данных с кассы в ФНС в течение 30 дней приведет к блокировке ККТ и невозможности оформлять новые продажи на этой кассе. Поэтому для магазинов так важно оперативно решать вопросы, связанные с корректной работой ККТ. Круглосуточная техническая поддержка ОФД поможет владельцу ККТ уверенно себя чувствовать на старте работы с онлайн-кассами и в кратчайшие сроки разрешать трудности.