Во время самоизоляции формат удалённой работы стал единственным возможным способом деловой активности для большинства компаний. В критических условиях процесс перехода должен был произойти не только качественно, но и быстро. О том, как проходила адаптация и какие задачи были решены во время пандемии, рассказали представители IT сферы и других отраслей бизнеса.
Тимур Меджитов, министр информатизации и связи Удмуртской Республики:
– С начала самоизоляции сетевой трафик в Удмуртии вырос минимум на 30%. В 1,5–2 раза увеличилась нагрузка на каналы, используемые для удалённой работы государственных и муниципальных служащих и проведения видеоконференцсвязи. Для сохранения качественного уровня сервиса и бесперебойной работы были проведены мероприятия по увеличению пропускной способности каналов связи: скорость канала видеоконференцсвязи увеличена с 50 до 200 Мбит/с, канала связи для удалённой работы пользователей в 2,5 раза – с 20 Мбит/сек до 50 Мбит/с). Появились вопросы, связанные с медленной передачей данных от жителей населённых пунктов, где оборудование уже работало на пределе. Поэтому операторы сейчас инвестируют в расширение ёмкости каналов связи.
На период перехода учебных заведений на дистанционное образование в Минсвязь УР стало поступать больше обращений по теме доступности Интернета в населённых пунктах республики. Про эту трудность мы знаем и учитываем её при планировании строительства объектов связи на 2021 год, в том числе в рамках проекта по расширению доступности мобильной связи и мобильного Интернета в малых населённых пунктах «Сельсовет». Решением проблем в этой сфере на данный момент становится наружная антенна усиления сигнала сотовой связи или совместная работа с операторами связи.
На данный момент связь устойчива. Меняется парадигма мышления: если раньше проведение совещаний в режиме видеоконференцсвязи считалось чем-то сверхъестественным, то сейчас это стало нормой.
Один из заметных результатов работы министерства в период самоизоляции – разработка сервисов на региональном портале госуслуг. Мы разработали и вывели в опытную эксплуатацию несколько сервисов для граждан: «Регистрация выхода на работу», «Подача заявлений для многодетных семей на получение компенсации ЖКХ в период самоизоляции», «Регистрация в самоизоляции». Сейчас трафик на региональном портале госуслуг усилился.
В рамках пакета мер поддержки экономического развития, утверждённых главой Удмуртской Республики, принято решение о реализации субсидирования процентной ставки по кредитам и субсидирования затрат на факторинг для компаний отрасли информационно-коммуникационных технологий Удмуртской Республики. Это позволит сохранить кадровый потенциал в период пандемии, а для ряда компаний нарастить как объём заказов, так и количество сотрудников.
Дмитрий Данилов, генеральный директор компании «Острова»:
– В первую очередь на удалённый доступ у нас перешли те сотрудники, которые не участвуют в живом общении с клиентом и не используют ресурсы компании. Но когда меры борьбы с вирусом достигли апогея, компания заменила общение тет-а-тет на онлайн-диалог с клиентом. В этом менеджерам помогли такие программы, как Hangout и Zoom. Всего на подготовку и понимание процессов онлайн-консультирования потребовалось три дня. За это время менеджеры изучили, как проводить консультацию, когда нет возможности увидеть клиента, какие материалы и инструменты нужны под рукой и как правильно делиться информацией в Интернете. Творческими и техническими силами были созданы интернет-экскурсии и обзорные видео для клиентов.
Уровень сознательности и ответственности работников компании проявил себя и на этом этапе. Все, кто работал удалённо, писали план работ и еженедельно делали дайджест новостей о выполнении основных задач. Эффективность сотрудников выросла – большинство заявили, что им комфортно работать в домашних условиях. Сейчас у нас появились элементы, которые позволяют дать возможность некоторым сотрудникам в дальнейшем работать удалённо. Но для того, чтобы перевести на дистанционный доступ всю команду, нужно избавиться от консерватизма и подкрепить это техническими возможностями.
Елена Максимова, руководитель языкового центра LCI»:
– С тех пор, как было объявлено о режиме самоизоляции, мы могли организовывать занятия только с помощью программ видеосвязи, таких, как Skype, Zoom, Viber, Whats Аpp. Это вызвало множество проблем. Первая заключается в том, что некоторые ученики никогда не использовали онлайн-сервисы для обучения. За один день мы написали инструкцию о том, как скачать, подключиться и настроить эти ресурсы.
Вторая сложность – непростой процесс организации онлайн-уроков. Для детей это сложно, они неусидчивы. А у взрослых возникают скорее технические проблемы: не везде есть качественный доступ к Интернету, как следствие – помехи и сбои. Это сильно ощущается при групповых занятиях или когда ученик находится за городом. Также в режиме дистанционного обучения очень сложно практиковать языковой навык. Подобные неполадки в процессе мы решали с помощью учебников, подкреплённых онлайн-заданиями: после того, как ученик разбирает тему с учителем, он самостоятельно выполняет задание в Интернете.
Многообразие используемых сервисов также вызывает неудобства в обмене данными. Поэтому мы начали разрабатывать собственную онлайн-платформу. На ней будут размещены видеоуроки, также появятся дистанционные занятия с преподавателями. Когда пандемия закончится, мы сможем работать со всеми нашими клиентами, даже если они будут находиться в отпусках или командировках. Мы рады, что извлекли из этой непростой ситуации пользу и теперь точно сможем развиваться и работать при любых условиях.
Евгений Кошкаров, вице-президент транспортно-логистической группы компаний «Аривист»:
– Перевод сотрудников на удалённый режим работы у нас состоял из двух этапов: сначала перевели тех, кто пользуется общественным транспортом, потом – остальных. Благодаря развитым IT-сервисам в конце марта большая часть офиса работала удалённо. В период основного действия режима карантина на удалённом доступе были более 85% сотрудников. Остальные 15% – это специалисты, работающие с грузом.
В момент перехода была большая нагрузка на отдел системных администраторов. IT-служба разработала инструкцию по подключению и разослала всем сотрудникам. Около 10% сотрудников мы снабдили техникой из офиса. Для тех, кто работает с большим количеством документов и привык распечатывать их в офисе, цифровизация была сложным процессом. Для части сотрудников мы закупили оргтехнику домой, кому-то установили вторые мониторы для сверки документов. Ещё одна трудность заключается в том, что многие специализированные программы «вылетают» во время работы через удалённое подключение. Эту проблему мы решаем сейчас, общаясь с дистрибьюторами и разработчиками.
В период «удалёнки» руководители отмечают рост эффективности и усиление ответственности со стороны сотрудников. Сами работники говорят о более оперативном реагировании коллег на обращения. Выросла эффективность в разработке IT-продуктов.
После снятия карантинных ограничений мы планируем оставить 20–30% штатных работников на дистанционном режиме. Возможен как полный переход на «удалёнку», так и вариант с поочередным выходом сотрудников в офис. Введение подобных форматов позволит сократить количество арендуемых помещений и в перспективе стоимость рабочих мест без потери качества наших услуг. Перевод сотрудников на удалённую работу позволяет рассматривать аутсорсинг персонала на тех должностях, где ранее мы и не задумывались о таких возможностях. Это позволит справиться с неравномерностью загруженности специалистов, экономить расходы на оплату труда и не снижать качество при пиковых нагрузках.
Мария Чернова, бренд-менеджер компании Directum:
– Проблема, с которой столкнулись многие компании, – как перевести на удалённую работу сотрудников, у которых дома нет ноутбука или компьютера. Все решали эту задачу по-разному: кто-то обеспечивал сотрудников техникой из офиса, некоторые фирмы допускали частичное присутствие на рабочем месте.
На самом деле компьютер нужен не всегда – сервисы для удалённой работы есть абсолютно под любые технические возможности.
Сейчас существуют приложения для ведения дистанционной работы с мобильных устройств. Такие программы позволяют перенести на телефон необходимые файлы с компьютера, например, для того, чтобы продолжить работу с документами. Также через подобные приложения сотрудники могут общаться, оперативно узнавать о наличии новых задач и представлять отчёт о выполнении старых. А руководители – проводить совещания, подписывать документы, выдавать поручения, контролировать дисциплину и всегда владеть информацией о рабочих процессах.
Конечно, этот продукт нуждается в технической поддержке. Но он помогает мобилизовать многие процессы и избежать лишних финансовых и технических затрат, а некоторые его функции актуальны и в будничном режиме.
Дмитрий Пономарёв, руководитель ижевского офиса разработки и продаж АО «ПФ «СКБ Контур»:
– Для того чтобы все сотрудники были погружены в задачи и могли оперативно подключаться к их решению, удобно применять в работе методологии scrum, Kanban и чаты. Виртуальные чек-листы, такие как Trello, помогают видеть задачи коллег и планировать совместную работу над общими проектами. В совокупности эти сервисы позволяют разделять зоны ответственности, отслеживать прогресс и своевременно корректировать работу команды.
Для менеджеров по продажам существует программа MicroSIP. Она позволяет совершать звонки на сотовые и стационарные телефоны клиентов из дома. Все внутренние сервисы компании также могут стать доступны сотрудникам вне офиса. Для сокращения количества физических контактов с клиентами и поставщиками уместно использовать систему электронного документооборота. уместно использовать систему электронного документооборота, например, Контур.Диадок.
Комфортный переход на удаленную работу включает в себя несколько правил: нужно придерживаться обычного офисного расписания, выделить время на рабочие и домашние дела, обед и отдых. Также важно на общих видеоконференциях не отключать камеру, так как визуальный контакт помогает лучше найти общий язык с собеседником.
Никита Цаплин, управляющий партнёр сервиса по Ruvds.com:
– Во время самоизоляции актуально активировать корпоративное сетевое соединение VPN, для того чтобы в случае необходимости подключаться к компьютерам коллег. Можно создать удалённый рабочий стол на арендованном сервере VPS. Это позволит подключаться к нему и работать через Интернет. Также существуют уже готовые программные пакеты для разных задач. Например, 1С-предприятие для бухгалтерии или программа для ведения работы технической поддержки OTRS.
Важно обеспечить безопасность информации, протекающей через эти программы. Самые уязвимые сферы в удалённой работе – бухгалтерия и документооборот. Если бухгалтер случайно «поймает» вирус на компьютер и пароль от банков попадёт к злоумышленникам, убытки начнутся сразу. Чтобы обезопасить данные, следует сгружать их на облачные сервисы. В «облаке» можно настроить аутентификацию по сертификатам – это позволит не выдавать пароль лично в руки сотруднику. Мы сами пользуемся сертификатами, чтобы получать доступ к внутренним системам компании.
Обычно время настройки такого сертификата, как и время переноса организации на удалённый доступ, зависит от размеров компании. Например, настроить удалённый рабочий стол для одного бухгалтера – это дело нескольких часов, если их пять – это уже дело нескольких дней. Небольшая компания с одним системным администратором может переехать за один день.
