Присядем, переговорим

От правильного выбора делового переговорного пространства и соответствия его всем критериям зависит успех взаимоотношений с партнёрами, спонсорами и другими контагентами, заключение сделки или выгодного договора. Как правильно провести переговоры? На чьей территории их уместнее организовать? Чем необходимо оборудовать локацию?

Ольга СВЕЖАКОВА, член международной ассоциации специалистов по этикету:

– Каждый участник переговоров – специалист и профессионал, обладающий компетенциями согласно занимаемой должности. Соответственно, чем выше должность, тем больших знаков уважения достоин сотрудник. Их нужно уметь и выказывать, и принимать.

Обычно одна из сторон переговоров более заинтересована во встрече, поэтому назначать её нужно так, чтобы второй стороне было удобно её посетить, учитывать и время на дорогу, и место, и формат. Важно предусмотреть парковочные места, прислать схему проезда и в особо важных случаях высылать встречающего. И да, стоит приготовить бумагу и ручки, если собеседник вдруг забудет их взять – детали важны.

Место должно соответствовать теме проводимого мероприятия. Цифры и графики не принято обсуждать в кафе и во время еды. Если встреча проходит в ресторане, то счёт оплачивает тот, кто пригласил.

Стиль и цвет помещения, безусловно, тоже очень важны. Вы можете повлиять на общее впечатление, выбрав строгие консервативные цвета, либо продемонстрировать креативность с помощью ярких нестандартных сочетаний. Долгое время считалось, что натуральные материалы в отделке – признак успешности, но в XXI веке это правило работает всё меньше. Иногда стоит заранее поинтересоваться цветовой гаммой помещения, в котором пройдёт мероприятие.

Михаил ШАКЛЕИН, корпоративный активный коуч, игропрактик, советник по организационным изменениям:

– Оценить нашу культуру переговоров между сторонами в коммерческих сделках, куда входит и выбор локации, достаточно сложно, однако от неё зависит результат сделки между партнёрами.
В крупных компаниях руководители предпочитают проводить встречи у себя в офисах.
Если мы говорим о многоступенчатых переговорах, то общение лучше начать с официальной встречи в переговорной компании. На личном опыте могу сказать, что если есть своя комфортная локация, то лучше провести первую встречу именно там.
Формат места зависит и от вида встречи – официальная или «без галстуков», которые часто проводятся в кафе, ресторанах.
Многоступенчатые переговоры технологически, как правило, должны начинаться со встречи по протоколу, а затем перетекать, например, в обеденную зону, далее – во встречу «без галстуков» в неформальной обстановке. Часто такие переговоры бывают во время приобретения бизнеса, когда практически проживаешь несколько дней с другими участниками сделки. Фиксация договорённостей в не формальной обстановке лучше закрепляется, быстрее складываются доверительные отношения между партнёрами.
Выбор локации желательно должен соответствовать ситуации.
Лучше начать с мест, которые подходят под официальную встречу, чтобы получить эффект сближения, а не отторжения. Чаще всего это локации с уровнем ресторанного обслуживания, хорошими экологическими характеристиками и презентабельным видом.
Нужно задать себе вопрос: «Как воспримет это место команда, которая приезжает?» При его выборе необходимо и желательно учитывать религиозные и этнические принадлежности партнёров. Поэтому иногда в угоду переговорам лучше отказаться от любимого помещения и выбрать более нейтральное. Важно создать в меру рабочую, при этом комфортную и безопасную обстановку. Предполагаю, что привнесение в такие бизнес-встречи нашу этническую самобытность, особенно если партнёры из других государств, позволит улучшить, максимизировать и ускорить достижение договоренностей.
Если мы говорим о территориальной удалённости, то можно провести переговоры онлайн на вебинарных площадках. То есть переговорные процессы благодаря технологиям позволяют участникам отношений в переговорах по всему земному шару устраивать конференции.
Средства видеосвязи используются давно, но компаний, которые это практикуют, не так много, например, к этому сильно тяготеет IT-сфера, либо крупные холдинговые структуры. Что выберете вы, это ваше решение и ваши последствия выбора. Выбор формы, формата, места встреч, местный колорит, и прочие нюансы в переговорах для вас  могут иметь как ослабляющий итог, так и усиливающий.  

Лариса ГИЛЬФАНОВА, коммерческий директор ДК «Аксион»:

– На выбор площадки для проведения внутриотраслевых конференций, семинаров или партнёрских переговоров влияет несколько факторов, которые необходимо учитывать. Удобно, если она находится в центре города, в шаговой доступности от основных бизнес-центров. Часто этот фактор является решающим при выборе места для проведения деловых мероприятий.
Ещё один критерий – возможность большого выбора помещений. Во Дворце культуры «Аксион» организованы четыре площадки для переговоров, «круглых столов», конференций, семинаров. Иногда у заказчиков есть спрос на задействование фойе. Для нас важно предоставить клиентам возможность выбора как для больших мероприятий, так, например, и для переговоров. Спрос есть всегда, независимо от дня недели. Представители сетевого маркетинга часто проводят встречи в выходные, чтобы у партнёров была возможность приехать из других городов. Многие крупные предприятия выбирают день недели, исходя из формата мероприятия. С большинством компаний мы работаем на постоянной основе уже не первый год, поэтому всегда стараемся находить для них лучшее решение, предлагаем подходящие дополнительные услуги – банкеты, кофе-брейки, оформление и др. Зачастую это также является критерием выбора помещения для потенциальных заказчиков.

Никита ЧУВАШОВ, руководитель отдела закупок сети магазинов электроники «Зеон»:

– Компании всё больше внимания уделяют грамотному оборудованию переговорных комнат в офисах. Это помогает проводить эффективные совещания и переговоры, связывать между собой удалённые офисы, которые могут находиться в других городах или странах. Кроме этого, в переговорных комнатах часто проводят собрания и обучение персонала. Чтобы выполнять эти задачи эффективно, важно ответственно подойти к выбору оборудования.

Оборудование для переговорных можно разбить на несколько категорий: оборудование для конференц-связи (микрофоны, камеры), проекционное оборудование, ЖК-панели и видеостены, сетевое оборудование. Стандартным набором на данный момент считается экран с проектором для проведения презентаций, комплект для видеоконференций, в который входит камера, пульт управления, устройство громкой связи и микрофоны. С таким набором можно проводить как внутренние собрания, так и аудиовидео конференции с удалёнными филиалами и партнёрами. Главный совет – при выборе оборудования обращаться к профессионалам, так как высокая стоимость ещё не гарантирует качественный продукт.

В зависимости от размера переговорной комнаты оборудование будет сильно отличаться. Если помещение вмещает до пяти человек, то это один набор оборудования: передвижная панель на стойке диагональю 46–55″, камера с автофокусом, большими углами поворота, трёхкратным оптическим увеличением и разрешением 1920×1080 30 к./с., терминал (на базе процессора intelcore i3, 4 Гб оперативной памяти и SSD накопитель 120 Гб) и спикерфон в центре стола. Цена такого решения может колебаться от 100 до 150 тыс. рублей. Для переговорной до десяти человек потребуется панель большей диагонали, камера с 12-кратным оптическим увеличением, два спикерфона. Стоимость такого набора будет от 200 до 250 тыс. рублей. Для переговорных большего размера рассматривается проектный подход и индивидуальный подбор оборудования.

Читайте также: